Elaborarea programului de activitati

0

Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania

Pana acum am parcurs o parte importanta a procesului de planificare. Am descompus proiectul pe activitati si am realizat estimarile de efort, durata si costuri. Desi avem deja foarte multe informatii despre activitatile proiectului, nu putem totusi incepe executia. Ceea ce ne lipseste este ordinea de desfasurare a activitatilor, sau altfel spus, relatiile de precedenta dintre activitati. Acestea sunt conditii referitoare la momentele de incepere si de finalizare a activitatilor, unele dintre ele fiind impuse de natura lucrarilor, altele fiind rezultatul unor preferinte sau optiuni ale managerului de proiect.

Trebuie spus ca desi am prezentat procesul de estimare inaintea identificarii relatiilor de precedenta, in mod firesc estimarile intervin dupa exprimarea dependentelor intre activitati. In practica, procesul de estimare este iterativ si se realizeaza in mai multe faze succesive, pe masura ce colectam mai multe informatii despre activitatile proiectului. Desi indicatiile standardului de practica PMBOK Guide prevad realizarea estimarilor duratelor dupa identificarea precedentelor, este posibil sa facem estimari de tip „ordin de marime” pentru principalele grupe de activitati chiar inainte de stabilirea relatiilor de precedenta. Fireste, estimarile cu caracter final vor fi realizate dupa stabilirea precedentelor.

Tipuri de relatii de precedenta:

  • Finish-To-Starteste cea mai frecvent intalnita relatie de precedenta, fiind exprimata printr-o conditie de tipul „activitatea B nu poate incepe decat dupa finalizarea activitatii A”.
  • Start-To-Finisheste mult mai rar utilizata si intervine atunci cand natura activitatilor desfasurate impune o constrangere de tip „Pentru a finaliza activitatea B, este necesara inceperea activitatii A”.
  • Start-To-Startreprezinta o conditie de tipul „Pentru a incepe activitatea B, trebuie inceputa activitatea A”.
  • Finish-To-Finish inseamna o relatie de precedenta care se exprima prin conditia „Pentru ca activitatea B sa se poata finaliza, trebuie sa se finalizeze activitatea A”.

Ordonarea activitatilor intr-un proiect prin intermediul relatiilor de precedenta inseamna construirea retelei de activitati. Ca instrumente de lucru, avem doua posibilitati:

  • Tabelele de precedenta, care in principiu permit reprezentarea constrangerilor prin intermediul a trei coloane: Activitatea, Activitatea Precedenta si Activitatea Urmatoare. Dezavantajul acestei metode este lipsa unei imagini de ansamblu asupra intregului set de activitati din proiect.
  • Diagrama retelei de activitati permite reprezentarea vizuala a precedentelor si ofera o mai buna imagine de ansamblu. Activitatile pot fi reprezentate fie ca noduri ale retelei, caz in care precedentele se reprezinta prin liniile orientate care unesc nodurile, fie ca sageti. Ceea ce se obtine este o „harta” a proiectului, pe care pot fi identificate mai multe „trasee”, reprezentand succesiuni de activitati. Ramura cu durata cea mai mare poarta denumirea de „drum critic” si determina termenul de finalizare al proiectului, „drumul” cel mai lung.

In practica, cele doua metode se pot completa, oferind o imagine completa asupra succesiunii activitatilor din proiect. Dupa secventierea activitatilor si realizarea estimarilor finale, are loc agregarea acestor informatii si alcatuirea programului de lucru (schedule in lb. engleza). In alcatuirea programului se tine cont de constrangeri suplimentare, cum ar fi necesarul de resurse coroborat cu disponibilitatea acestora in timp, constrangeri de tip „milestones” impuse inca de la initierea proiectului sau chiar constrangeri impuse din afara proiectului. Programul de lucru integreaza practic toate elementele de informatie pe care le-am descoperit pana acum, oferind imaginea completa a derularii tuturor activitatilor din proiect, incluzand date calendaristice, durate, resurse si relatii de precedenta. In mod evident, elaborarea planului de lucru se poate dovedi o activitatea foarte laborioasa, cu multe calcule; pentru a reduce acest efort, dar si pentru a putea asigura un nivel acceptabil de precizie, este recomandabil sa folosim unelte software specializate.

Impreuna, tehnicile pentru descompunerea si secventierea activitatilor, realizarea estimarilor, elaborarea retelei de activitati si a programului de lucru reprezinta cele mai puternice unelte de planificare. De calitatea rezultatului obtinut depinde foarte mult succesul proiectului, motiv pentru care este recomandabil sa investim suficient efort si atentie in aceasta faza. Exista numeroase carti de specialitate care ofera explicatii detaliate pentru fiecare dintre aceste tehnici, exemple practice si instructiuni de lucru. Una dintre cele mai prestigioase lucrari in acest domeniu este cartea scrisa de reputatul specialist al domeniului, Dr. Harold Kerzner: „Project Management: A systems Approach to Planning, Schedulling, and Controlling”.

Organizatiile pentru care managementul proiectelor este un domeniu de interes prioritar prioritar recurg la adoptarea asa numitelor metodologii de management de proiect. Acestea reprezinta un ansamblu de procese, tehnici de lucru, proceduri si formulare tipizate care usureaza aplicarea sistematica si repetabila a procesului de planificare.

Pentru a putea finaliza planul de proiect este necesar sa tinem cont si de alte aspecte, care tin de riscurile proiectului, de comunicare si de activitatile in domeniul managementului calitatii. Despre toate acestea, vom vorbi in articolul urmator.

Pana atunci, va doresc proiecte de succes!

Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro

Sursa
www.markmedia.ro

Share.

Leave A Reply