Descompunerea proiectului pe activitati

0

Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania

Dupa revizuirea Definitiei Proiectului constatam ca avem destul de multe date care caracterizeaza global proiectul, dar ne lipsesc totusi informatiile despre detaliile sale. Este firesc, pentru ca asa cum am mai spus, gradul de incertitudine este maxim la inceperea proiectului, diminuandu-se pe masura ce parcurgem etapele de definire si planificare.

Deocamdata nu stim ce resurse ne sunt necesare, atat umane cat si materiale, si avem doar niste estimari generale despre costuri si durata. Pana acum am abordat proiectul ca pe un „black box”, incercand sa-l caracterizam prin ceea ce se poate vedea dinafara. Nu putem avansa fara sa stim ce se afla in interiorul cutiei. Ei bine, continutul cutiei este de fapt partea cea mai interesanta, este de fapt proiectul in sine, cu activitatile care trebuie executate pentru obtinerea livrabilelor finale.

Cum putem afla continutul cutiei? Desi pare ca e foarte dificil sa raspundem la aceasta intrebare, raspunsul consta in aplicarea unui principiu pe cat de simplu, pe atat de vechi: „divide et impera”. Ceea ce cunoastem la acest moment este ansamblul, intregul; dar pentru a-l intelege in profunzime trebuie sa-l descompunem in parti mai mici, care sunt mai usor de estimat si de administrat. Aceasta tehnica – descompunerea proiectului in activitati – ne ajuta sa facem pasul de la general la detaliu, pentru a putea parcurge toate celelalte etape ale managementului de proiect.

Instrumentul de lucru pentru aceasta faza se numeste Work Breakdown Structure, prescurtat WBS, si poate fi tradus in romana prin „structura de descompunere a activitatilor”. Dintre toate tehnicile de management de proiect, este poate cea mai clara si auto-explicativa: intr-adevar, denumirea sa ne spune ca trebuie sa realizam o descompunere (a intregii munci din cadrul proiectului), iar rezultatul obtinut este o structura ordonata. Fiind vorba de un proces de descompunere, de divizare in parti mai mici, este evident ca structura obtinuta va fi de tipul parte-intreg. Pentru a simplifica si mai mult utilizarea acestei metode, se foloseste si o reprezentare vizuala, care ne ajuta atat sa realizam aceasta descompunere, cat si sa vedem intregul proiect intr-o singura imagine.

Exista foarte multe tehnici si recomandari pentru realizarea WBS, dar esential este sa pornim de la nivelul general (de exemplu livrabilele majore ale proiectului) si sa detaliem pas cu pas, ajungand la nivelul cel mai detaliat, activitatile din cadrul fiecarei faze, sub-faze etc.

Pentru exemplificare, sa analizam figura de mai jos, in care este vorba de un proiect multimedia ale carui livrabile majore sunt: o carte, un CD si o caseta video. Bineinteles, structura prezentata in imagine nu este completa, scopul sau fiind doar acela de a ilustra principiul.

In primul rand observam ca diagrama reprezinta, asa cum am spus, o structura arborescenta, a carei radacina este chiar proiectul nostru, la nivelul sau cel mai general. Primul nivel este reprezentat de livrabilele majore, acelea care pot fi identificate imediat dupa finalizarea Definitiei Proiectului. Nivelurile urmatoare nu sunt altceva decat detalieri ale acestora, fiecare nivel reprezentand o descompunere a nivelului superior in componente mai mici, pana cand ajungem la activitatile concrete care trebuie executate. Nivelul cel mai de jos – frunzele arborelui – este cel al activitatilor individuale (sau pachete de activitati), care pot fi estimate din punctul de vedere al costurilor si al duratei si care pot fi atribuite unor persoane si programate pentru executie. Comparatia cea mai sugestiva poate fi facuta cu organigrama unei firme, in care pornind de la nivelul cel mai de sus, descompunem organizatia in divizii, departamente, servicii etc., pana la nivel de pozitie individuala. Exact asa stau lucrurile si cu WBS, numai ca in loc de structuri organizationale avem de-a face cu etape, faze si activitati, deci parti componente ale muncii care trebuie realizata in proiect.

Este important sa facem urmatoarea observatie: toata munca proiectului este inclusa in WBS; activitatile care nu se afla in WBS nu apartin proiectului, si in consecinta, nu li se pot aloca resurse, nu pot fi bugetate si programate spre executie. Din acest motiv, trebuie sa fim foarte atenti atunci cand alcatuim WBS, astfel incat sa includem toate acele activitati necesare pentru obtinerea livrabilelor. O eroare frecvent intalnita in WBS este omiterea activitatilor de management de proiect. Managementul proiectului presupune o serie de activitati specifice, realizate atat de catre managerul de proiect cat si de catre alti participanti si membri ai echipei; neincluderea acestora in WBS inseamna sa renuntam practic la exercitarea managementului proiectului.

In articolul urmator vom discuta cateva aspecte de detaliu ale alcatuirii WBS, precum si procesul de estimare a activitatilor componente, in termeni de durata, efort si cost.

Pana atunci, va doresc sa aveti numai proiecte de succes!

Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro

Sursa
www.markmedia.ro

Share.

Leave A Reply