Faza proiectului ce se refera la scope statement – continutul proiectului – este una dintre cele mai importante procese, iar scrierea acesteia poate fi un lucru dificil pentru managerul de proiect, indiferent de ce fel de metodologie este utilizata. Dar, daca acest proces este realizat in mod eficient, acest lucru poate ajuta la evitarea anumitor dificultati in implementarea proiectului.
Primul pas in elaborarea ariei de cuprindere a proiectului este scrierea numelui proiectului. Iar imediat dupa, se incepe dezvoltarea project charter-ului ce cuprinde:
- descrierea proiectului;
- managerul desemnat;
- justificarea proiectului;
- resursele;
- actionarii implicati;
- cerintele actionarilor;
- descrierea produsului;
- constrangeri.
Acesta din urma trebuie semnat si aprobat de catre sponsor. Dupa ce toate acestea au fost efectuate, urmeaza includerea unei estimari a costurilor in acest document.
Regula de baza: numele sa fie clar si concis
Aria de cuprindere a proiectului trebuie sa fie foarte clara si concisa, iar un nume clar face parte din acest aspect. De exemplu, „Concepe un plan de marketing pentru a creste vanzarile in orasul X” e mult mai eficient decat „Proiectul unui plan de marketing”, care, desi este concis, nu este clar. Avantajul unui nume clar este ca fiecare persoana implicata in proiect stie ce asteptari sa aiba. Puteti vedea cum arata un scope statement aici.
Un project charter trebuie sa fie realizat pentru trei motive:
- autorizarea proiectului;
- ofera o vedere de ansamblu;
- identifica actionarii principali.
Acest charter include numele proprietarului si a sponsorilor, identifica obiectivele sau scopul si constrangerile asupra timpului sau a resurselor. Pe scurt, charter-ul este folosit ca un punct de focalizare pe durata implementarii proiectului, folositor mai ales la intalnirile care au scop supervizarea controlului schimbarii pentru a minimaliza deformarea scopului.
Totodata, in aria de definire a proiectului se identifica motivul pentru care proiectul trebuie implementat. Acest proces se numeste justificarea proiectului si este necesar a fi realizat deoarece ofera o directie generala si, in acelasi timp, subliniaza scopul final. De exemplu: „Acest proiect vizeaza crearea unui plan de marketing pentru luna august a anului 2012, pentru a creste vanzarile produsului X cu 15% in orasul Y.” A se observa limitele distincte mentionate pentru a nu lasa loc de interpretari.
Obiectivele proiectului
Urmatorul pas reprezinta enumerarea cerintelor proiectului. Cerintele sunt obiective care trebuie atinse in implementarea proiectului. Acestea trebuie sa fie cuantificabile si bine identificate. Pentru inregistrarea obiectivelor, multi manageri de proiect folosesc work breakdown structure, adica o structura defalcata a muncii.
Produsul ce trebuie livrat trebuie sa fie identificat in scope statement. De asemenea, proprietarul si actionarii trebuie sa se puna de acord asupra acestui produs. Cel mai important lucru legat de acest aspect este ca produsul sa fie descris in cel mai mic detaliu. Cu cat sunt mai clare detaliile, cu atat exista mai putine sanse sa intervina schimbari in procesul implementarii.
Asa cum am mentionat mai sus, tot aici trebuie inclusa si estimarea costurilor. Acest proces este unul esential in planul proiectului. Ca regula generala, in cazul in care costurile sunt prea mici, proiectul va depasi bugetul alocat, iar daca sunt prea mari, atunci resursele proiectului implicate, fie ca sunt bani, oameni sau echipamente, risca sa devina indisponibile pentru alte proiecte. Asadar, cand costurile sunt echilibrate cresc sansele ca proiectul sa fie finalizat la timp si in bugetul alocat. Desi, aceasta sarcina este dificila pentru managerul desemnat, in acelasi timp, este una decisiva pentru succesul proiectului.
Dupa ce toate acestea au fost realizate, nu mai ramane decat autorizarea proiectului. La fel ca alte procese mentionate anterior, si acesta este important pentru minimalizarea deformarii intelegerii continutului proiectului. In cele mai multe cazuri, se organizeaza o intalnire cu proprietarul si actionarii, unde fiecare primeste o copie a dosarului care contine toate aceste date. In acel moment, se clarifica orice nelamuriri sau se fac schimbari de ultim moment. Daca pe parcursul vietii proiectului, unul dintre actionari sau chiar proprietarul va dori sa faca o schimbare, intotdeauna va exista documentul semnat de fiecare dintre ei, care nu va permite vreun repros la adresa managerului. Totusi, daca este dorita o schimbare, trebuie obtinute din nou semnaturi de la fiecare membru din conducere.
Detaliile specifice, exhaustive insotite de o documentatie clara si concisa plus evitarea ambiguitatii sunt factorii cheie in pentru a scrie un scop statement eficient.
