Obisnuieste-te sa iei managementul timpului in serios!
Timpul si banii sunt doua resurse extrem de importante in afaceri si totusi majoritatea antreprenorilor sunt mult mai atenti la felul in care decid sa isi cheltuie banii decat la ceea ce fac cu timpul lor. De multe ori, modul in care ne consumam timpul este analizat in urmatorii termeni: „Ce voi face azi?” si „Ce ar trebui sa fac in continuare?”.
Asa cum o afacere de succes are la baza o strategie bine planificata atat in termeni de obiective cat si de resurse, un antreprenor, pentru a fi eficient are nevoie de o strategie clara in ceea ce priveste managementul timpului sau. Daca in cazul afacerii se lucreaza mereu cu bugete clare pentru a urmari cheltuirea optima a banilor, in cazul antreprenorului ar trebui sa se lucreze cu un buget (program) care sa urmareasca „cheltuirea” timpului sau.
Invata sa prioritizezi!
Primul pas pentru un management efiecient al timpului nu este acela de a-ti face un program ci de a gandi o strategie pentru timpul tau, iar asta trebuie sa se bazeze pe o scurta lista de prioritati.
Pentru asta, incearca sa identifici care sunt acele activitati care pot genera cel mai mare profit pentru afacerea ta si in care implicarea ta are un impact semnificativ. Acesta scurta lista de prioritati este fundamentala pentru planificarea timpului tau in urmatoarea perioada.
Aceste prioritati pot fi identice cu diferite aspecte cheie ale strategiei afacerii tale sau pot fi diferite. De exemplu, daca la baza strategiei companiei tale stau aspectele care tin de calitatea serviciilor oferite clientilor, atata timp cat ai un manager care se ocupa cu brio de aceasta activitate, ar fi o pierdere de timp pentru tine sa te concentrezi pe acesta activitate.
Concentreaza-ti atentia asupra lucrurilor importante!
Pentru un management al timpului cat mai eficient, este esential sa iti pastrezi „focusul”. Cu cat te vei concentra pe mai putine prioritati, cu atat vei deveni mai productiv.
O data stabilite prioritatile de timp, ar trebui sa le repartizezi pe saptamani/luni. Indiferent ca iti place sau nu, o mare parte din programul saptamanal al unui antreprenor este ocupat cu aspecte non-strategice asupra carora de multe ori nu avem nici un contral. Asa ca, chiar daca ai 10 obiective strategice anuale pe care sa iti aloci timpul, ar trebui sa le repartizezi sa saptamani pentru a putea sa te concentrezi mai bine asupra lor.
Asigura-te ca ca ai anumite perioade de timp in care sa nu fii intrerupt!
Fa-ti un plan la inceputul fiecarei saptamani si tine-te de el. Cu exceptia perioadelor de criza, incearca sa nu lasi activitatile de rutina sa-ti distraga atentia de la prioritatile strategice pe care ti le-ai stabilit.
In mod normal prioritatile tale strategice ar trebui sa vizeze activitati de planificare, gasire de solutii si dezvoltare de noi idei, iar pentru asta ai nevoie de perioade de timp mai mari fara intreruperi.
Intreruperile constante sunt cele care te fac neproductiv, de asta trebuie sa te asiguri ca toata lumea intelege ca intre anumite intervale orare nu doresti sa fii intrerupt: de exemplu ai putea stabili ca regula in firma, ca atunci cand usa de la biroul tau este inchisa, sa nu fii deranjat. O alta solutie ar fi sa stabilesti intalniri periodice cu acei membri ai echipei cu care colaborezi constant si sa discutati acele aspecte operationale de zi cu zi in cazul acestor sedinte.
Evita capcanele care te fac sa pierzi timp!
Printre cele frecvente obiceiuri si activitati care te fac sa pierzi timp important se numara:
- Sa petreci cel mai mult timp in acele birouri in care lucreaza persoanele cele mai amuzante si vorbarete din firma si mai putin timp in locurile unde se intampla lucrurile cele mai importante. Da, s-ar putea sa nu fie atat de distractiv sa petreci timp cu cei din departamentul de contabilitate, dar daca prioritatea ta este constrolul costurilor, atunci de acolo trebuie sa incepi.
- Sa pierzi prea mult timp primind rapoartele zilnice cu privire la activitatile de rutina, in loc sa ceri un raport la sfarsitul saptamanii cu cele mai relevante activitati. Acesta este una dintre cele mai frecvente modalitati de pierdere a timpului pentru manageri, tocmai pentru ca e un mod de a-ti mentine senzatia ca stii tot ce se intampla in firma.
- Sa intri direct in activitatile rutiniere sau sa faci acele activitati mai simple in detrimentul celor mai complexe si mai dificile.
- Sa nu incepi ziua facand acele activitati care sunt cele mai importante din programul tau. Tocmai pentru ca stii ca iti va lua mai mult timp, vei avea tendinta sa le amani pe mai tarziu, iar daca te apuci de ele inspre finalul zilei nu vei mai avea nici energia si nici resursele de care ai nevoie sa le duci la bun sfarsit, iar la final vei avea impresia unei zile pierdute.
- Sa nu iti faci o lista de prioritati si un program in fiecare zi.
- Sa iti planifici ziua excesiv de rigid – incluzand extrem de multe lucruri pe lista ta de prioritati te vei trezi in situatia in care planificare sa nu mai aiba nici un sens, pentru ca oricum nu ai cum sa le faci pe toate. Si in planificarea timpului, ca in orice tip de planificare ar trebui sa existe un echilibru intre strictete si flexibilitate.
Speram ca toate aceste informatii v-au fost utile si ca sunteti mai aproape de preluarea controlului asupra timpului vostru!
Un material plandeafacere.ro. Toate drepturile rezervate.
