Cum sa realizam la timp si corect documentele de resurse umane?

0

resurse_umaneLucrezi in domeniul resurselor umane de ceva timp sau esti la inceput de drum? Sau inca cochetezi cu ideea de a te indrepta si profesa pe acest domeniu? In oricare dintre aceste situatii te-ai afla, iti oferim un instrument de baza care sa vina in ajutorul activitatilor tale zilnice si pe care nu o sa-l intalnesti in alta parte.

Acest instrument te ajuta sa-ti organizezi, optimizezi si eficientizezi timpul si activitatile de zi cu zi in resurse umane, astfel incat sa nu ai de-a face cu situatii ca acestea:

,,Am uitat sa fac decizia!”

,,Am uitat sa trec si in Revisal incetarea contractului”

 ,,Am gresit numarul de zile de concediu de odihna. Ce ma fac???”

 „Cat este amenda???”

Acestea sunt situatii care, desi prezente in multe departamente de HR, pot fi depasite foarte usor. Mai mult decat atat, le poti evita inainte de a te lovi de astfel de probleme si greseli umane. Pentru asta, iti propun o solutie eficienta si usor de aplicat pentru resurse umane. Mai jos vei gasi un tabel care cuprinde 20 de activitati de resurse umane importante care stau la baza a tot ceea ce faci.

Asadar, in tabel vei regasi:

Tipul si numele  activitatii de resurse umane. Va propun spetele cele mai des intalnite in organizatii;

Numele documentului pe care trebuie sa-l elaborati;

Legea la care se face referire despre aceasta activitate/inregistrare;

Termenul in care trebuie sa realizam documentele sau inregistrarile;

Obligativitatea inregistrarii in REVISAL (Registrul general de evidenta a salariatilor)

Tipul: Vacantarea unor posturi in firma si ocuparea acestora
Document/actiune/metoda: Document standard conform Legislatiei in vigoare.
Legea: Legea 76/2002 pct 1.
Termen: Angajatorii anunta AJOFM-ul, AMOFM-ul in maxim 5 zile de la vacantarea unui post; in 2 zile dupa ocuparea acestui post, angajatorul trebuie sa anunte agentia respectiva pe raza careia se afla sediul firmei.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Obligatia de informare a viitorului angajat
Document/actiune/metoda: Informare scrisa sau Informare verbala (legea nu prevede obligativitatea realizarii in scris, dar noi recomandam acest lucru).
Legea: Art 17. (2) Codul muncii (Legea nr. 53 din 2003 – Republicata).
Termen: Dupa luarea deciziei de angajare si inainte de semnarea contractului individual de munca (CIM).
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Controlul medical la angajare si periodic
Document/actiune/metoda: Certificat „apt de munca” eliberat de catre medicul de medicina muncii la angajare sau periodic.
Legea: Art. 27 (1) – (5)Art. (28) Codul muncii.
Termen: Inainte de inceperea activitatii; controlul medical periodic se face in functie de domeniul de activitate, termenele sunt stabilite prin lege.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Referinte
Document/actiune/metoda: Document scris, Convorbire telefonica.
Legea: Art. 29 (4) Codul muncii.
Termen: In selectie, inainte sau dupa angajare.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Angajare
Document/actiune/metoda: Contractul individual de munca, Fisa postului, Clauza de confidentialitate, Clauza de neconcurenta, Clauza de mobilitate si Clauza de formare profesionala (dupa caz); Contractul de munca cu munca la domiciliu.
Legea: Art. 10 – 16, Art. 20 – 26, Art. 192-200, Art. 108 -110 Codul muncii. HG 500 /2011 (privind Revisal).
Termen: Contractul se poate semna cu luni, zile inainte de inceperea muncii, dar cel tarziu cu o zi lucratoare inainte de inceperea activitatii; clauzele se pot introduce in contract si dupa semnarea acestuia, in functie de necesitate.
Inregistrare REVISAL: Cel tarziu cu o zi lucratoare inaintea inceperii activitatii de catre angajat se introduce CIM in REVISAL

Tipul: Declararea functiei de baza in vederea calcularii impozitelor pentru salariat; declararea persoanelor in intretinere, a casei de sanatate, a contului bancar
Document/actiune/metoda: Document scris, standardizat
Legea: Codul fiscal
Termen: Inainte de semnarea CIM.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Luarea la cunostinta a regulilor din organizatie
Document/actiune/metoda: Regulament intern RI.
Legea: Art. 241 – 246Codul muncii.
Termen: Inainte de inceperea activitatii, angajatul va fi informat asupra continutului RI si va semna un document ca a luat la cunostinta asupra acestuia.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Angajare (cand compania are peste 21 de angajati)
Document/actiune/metoda: Contractul colectiv de munca.
Legea: Art. 229 – 230 Codul muncii.
Termen: Inainte de inceperea activitatii se ia la cunostinta continutul CCM.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Anexe SSM, SU
Document/actiune/metoda: Documente pe care le realizeaza specialistii in domeniu, nu specialistul de resurse umane.
Legea: Legea 319, HG 1425, HG 355.
Termen: Inainte de inceperea activitatii unui angajat.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Modificarea CIM
Document/actiune/metoda: Acte aditionale.
Legea: Art. 17 alin. 5;Art. 3 alin. 2 lit a,c,-g;Art. 41-48 Codul muncii. HG 500 /2011 (privind Revisal).
Termen: Actul aditional se semneaza de catre angajat inainte de intrarea in vigoare a modificarilor CIM.
Inregistrare REVISAL: Se introduc informatiile in Revisal cel tarziu in ziua a 20a lucratoare dupa intrarea in vigoare a actului aditional.

Tipul: Concediul de odihna
Document/actiune/metoda: Cerere de concediu de odihna (recomandam formular standardizat).
Legea: Art. 144 – 151 Codul muncii.
Termen: Se semneaza de catre angajat in functie de cerintele legale si de prevederile Regulamentului intern.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Concediul fara plata
Document/actiune/metoda: Cerere de concediu fara plata (formular standardizat), Decizie de suspendare.
Legea: Art. 153Codul muncii;HG 500 /2011 (privind Revisal). Regulamentul intern.
Termen: Se semneaza de catre angajat in functie de cerintele legale si de prevederile Regulamentului intern.
Inregistrare REVISAL: Se inregistreaza in REVISAL in maxim 20 de zile lucratoare de la data suspendarii.

Tipul: Concedii evenimente familiale deosebite
Document/actiune/metoda: Cerere de concediu evenimente personale (formular standardizat).
Legea: Art. 152Codul muncii;Contractul colectiv de munca din companie. Contractul colectiv de munca CCM la nivel national. Legea nr. 210 din 31 decembrie 1999 (pentru tati). Hotararea Guvernului 1364/2006 donarea de sange.
Termen: Se semneaza de catre angajat in functie de cerintele legale de prevederile Regulamentului intern si al CCM.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Adeverinte pentru medicul de familie sau spital
Document/actiune/metoda: Documente standard recomandate prin lege.
Legea: Ordinul CNAS nr. 903/2007.
Termen: La cerere.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Adeverinte de venit
Document/actiune/metoda: Documente standardizate intern.
Legea:
Termen: La cerere.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Gestionarea timpului de munca si a concediilor
Document/actiune/metoda: Foaia colectiva de prezenta (pontaj).
Legea: Regulamentul intern, CCM la nivel de unitate.
Termen: Permanent, sunt importante pentru realizarea statelor de plata.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Detasare
Document/actiune/metoda: Decizie de detasare.
Legea: Art. 45 – 48 Codul muncii;HG 500 art. 4e.
Termen: Conform Codului muncii.
Inregistrare REVISAL: Anterior inceperii detasarii.

Tipul: Delegarea
Document/actiune/metoda: Documente interne.
Legea: Art. 43 – 44.
Termen: Conform Codului muncii.
Inregistrare REVISAL: Nu

Tipul: Incetarea CIM, din diferite cauze
Document/actiune/metoda: Decizie de incetare,Adeverinta de vechime,Nota de lichidare. Copie raport din REVISAL. Decizie desfiintare post (numai la concediere). Anexa 26 Legea 76/2002, model Hotararea Guvernului nr.174/2002 (pentru angajatii care intra in somaj).
Legea: HG 500 art 1.5 Legea 76/2002, Codul muncii.
Termen: La data incetarii activitatii.
Inregistrare REVISAL: In prima zi lucratoare in care angajatul nu se mai prezinta la locul de munca.

Tipul: Intrarea in CIC (concediul de ingrijire copil)
Document/actiune/metoda: Decizie suspendare,Anexa nr. 2 la norme (adeverinta de venit standard pentru ultimele 12 luni lucrate).
Legea: OUG 111/2010OUG nr. 148/2005.
Termen: Conform Legislatiei in vigoare.
Inregistrare REVISAL: Se inregistreaza in REVISAL in maxim 20 de zile lucratoare de la data suspendarii.

Acestea sunt cateva exemple din activitatea mea si a multor specialisti care isi desfasoara activitatea zi de zi in domeniul resurselor umane. M-am referit la cazurile cele mai frecvente din practica.

Aceasta imagine de ansamblu va sta la baza activitatii voastre, iar respectarea legislatiei in domeniu va asigura realizarea la termen si corecta a documentelor si inregistrarilor. Pentru colegii vostri, angajatii firmei, acest lucru este motiv de incredere si liniste.

Autor: Manuela Trusca – Trainer Extreme Training

Share.

Leave A Reply