In functie de tipul de proiect in care esti implicat, poti alege doua variante in privinta rapoartelor. Eu cunosc cazurile unor project manageri care sustin ca rapoartele le mananca zilele si ca, aproape sigur, nimeni nu le citeste, dar am observat si situatii aflate la polul opus, in care cei implicati sustin ca nu sunt necesare atat de multe rapoarte. Sigur, „timpul inseamna bani” si de aici pleaca totul, dar mai bine hai sa deslusim, impreuna, diferentele intre cazurile enumerate mai sus.
Provocari la care trebuie sa te astepti
Fara indoiala, exista situatii in care te descurci de minune si in care nu ai nevoie de absolut nimic. Rapoartele tale si statusul pe care il oferi celorlalti raspunde intrebarilor lor, iar meetingurile decurg asa cum preconizai. Este, insa, posibil, ca nu tot timpul sa ai acest noroc si sa descoperi o serie de provocari:
1 – Nu stii ce sa adaugi in noul raport, fata de precedentul, pentru ca:
a) Nu a fost inregistrat niciun progres si practic, nu ai ce updata.
b) S-au facut pasi in plus, dar tu nu ai acces la informatii.
2 – Trebuie sa faci un update, strict din punctul de vedere al progreselor inregistrate, astfel ca sunt necesare urmatoarele informatii:
a) Ce s-a realizat in ultima perioada.
b) Care sunt motivele pentru care s-a batut pasul pe loc.
c) Prezentarea informatiilor generale.
3 – Nu ai inteles de ce un anumit status este obligatoriu si mai ales care este motivul pentru care acesta ti-a fost solicitat, pentru a 100-a oara. Iata posibilele situatii pe care ai uitat sa le calculezi:
a) De cele mai multe ori, in spatele solicitarii exista un motiv ascuns. Afla cu discretie care este acesta, sau intreaba clar, in functie de situatie.
b) Solicitantul nu a avut acces la rapoartele anterioare, astfel ca nu are informatiile updatate la zi. Asadar, organizeaza o intalnire intre patru ochi.
c) Solicitantul este pus la punct cu ultimele rapoarte, dar pretinde inca unul, inclusiv cu o frecventa ridicata. Intreaba clar care sunt noutatile pe care asteapta sa le primeasca si la ce informatie doreste sa aiba acces.
Lista provocarilor poate fi mai detaliata, dar deocamdata sa ne oprim aici. Indiferent care este situatia in care te afli, important este sa gasesti ritmul, frecventa si formatul care servesc optimizarea proiectului tau.
Afla pasii evaluarii corecte de pe cipriancucu.ro
