Cum gestionezi un proiect cu termene nerealiste

0

deadline„Aveam nevoie de „chestia” asta, ieri!”… Aceasta propozitie este deseori folosita in mediul oamenilor de afaceri.  Pun pariu ca si tu ai „jucat” in acest „film”, doar ca titlul a sunat altfel:” Trebuie sa inchei proiectul X pana la data de…”, asa ca… Make it happen’! Doar ca, rationamentul din spatele datei care ti-a fost impusa pentru definitivarea proiectului nu are limita cronologica, nu dispune de o estimare, nu are niciun plan si uneori nu are legatura cu realitatea.

Cum ai ajuns aici?
Pentru a „imblanzi” putin contextul si a nu pune sare pe rana,”exista, totusi, o explicatie” (vorba cuiva..), daca nu chiar mai multe… Iata cateva coordonate, care nu te vor ajuta sa termini proiectul mai repede ori sa faci rost de resurse competente, dar iti vor oferi explicatiile cu privire la cauze:

1.    – Timpul nu sta pe loc, asa ca, in timp ce tu erai ocupat cu altceva, a aparut un concept similar intr-o alta tara, la o firma concurenta sau si mai rau, chiar in grupul in care activezi tu. Drept si prin urmare, din instinct de conservare, te gandesti: „Ii dam pe repede, inainte, doar sa nu ramanem de caruta”.
2.    – De multe ori, suntem tentati sa credem ca totul poate fi rezolvat in sistem „blitzkrieg” sau poate fi „reparat” din mers. Sigur, initiativele sunt laudabile, doar ca rareori lucrurile sunt puse in miscare coerent pe „fast forward”.
3.    – Sponsorul tau este un „Yes man”, asa ca, orice idee sau cerinta care vine de sus se executa si nu se comenteaza. Asadar, „nu schimbam nimic, pentru ca noi suntem aici sa facem ce ni se spune”, nu ce e bine sau ce trebuie si cu atat mai mult, nu traim intr-un timp real.
4.    – Initiativa a fost facuta publica mai demult, insa tu nu ai fost implicat de la inceput. Doar ca, fara stiinta ta, a fost deja creat un draft de plan de proiect, iar tu devii, brusc, fericitul castigator al „lozului cel mare”. Pus in fata faptului implinit, fara sa stii contextul si fara sa fi fost implicat in initierea si in planificarea preliminara, totul ti se pare (si uneori chiar este) imposibil de realizat.
5.    – De  ce sa nu fim realisti, cateodata, exista si varianta „take it or leave it”, asa ca … daca te-ai inhamat, trage!

Daca, totusi, ajungi in situatia in care trebuie sa gestionezi un proiect cu termene nerealiste, iata

Ce poti face:

1.    In primul rand, nu spune niciodata „DA” si nici macar „este posibil”, daca nu esti sigur! Raspunde elegant, chiar evaziv: „Suna interesant” sau „pare o mare provocare, voi evalua si voi reveni cu un raspuns, in cel mai scurt timp”. Dupa ce te-ai facut temele, ofera un feedback realist, evident,  daca este posibil.
2.    Pune cap la cap toate informatiile de care dispui, pentru ca proiectul sa-ti devina tot mai clar. Incearca sa faci un plan de actiune si mai ales identifica piesele care lipsesc din puzzle.
3.    Odata creat planul de actiune, este bine sa treci la nivelul urmator si sa faci un project plan. Ulterior, concentreaza-te pe reducerea duratelor. In primul rand, afla durata reala, apoi redu durata, pentru ca altfel iti furi singur caciula!
4.    Categoric, experienta ta anterioara isi spune cuvantul. Daca ai mai avut proiecte similare, cu siguranta iti este mai usor sa intelegi noul context. Macar stii in ce te bagi! In plus, e posibil ca unele coordonate sa fie similare, asa ca ai putea avea, deja, tema facuta, fara sa stii…
5.    Poate cel mai important lucru, aduna-ti o echipa de exceptie, pe principiul „daca tot m-am trezit intr-o misiune imposibila”, macar sa am cu cine lucra! Echipa face diferenta intre ceva ce pare imposibil si ceva ce se realizeaza la timp. Unde mai pui si ca iti face mare placere sa muncesti in mediul respectiv…
6.    Una peste alta, sunt convins ca, de-a lungul carierei tale, ai avut ocazia sa te implici in initiative dificile si sa le scoti la capat. Nimic nu este imposibil !!! E adevarat, putem miza si pe aceasta carte, atunci cand ne aflam in fata unui proiect cu termene foarte stranse. Hai sa descoperim, impreuna, cum putem duce proiectul la bun sfarsit!
7.    Am observat anterior ca exista diverse motive din pricina carora asemenea intiative sunt demarate. Am vorbit si despre cum trebuie sa reactionezi si am punctat pasii necesari, astfel incat sa poti pune lucrurile in miscare. Acum, sa enumeram cateva solutii care iti vor permite sa obtii buy-in-ul (angajamentul/implicarea) celorlalti.

Afla ce poti face in asemenea situatii de pe cipriancucu.ro

Share.

Leave A Reply