Comunicarea in managementul proiectelor

0

raspuns-solicitareComunicarea – definire si concept

Conceptul de comunicare urmareste indeaproape drumul parcurs de civilizatie, si daca in cele mai vechi timpuri comunicarea se rezuma la a transmite, prin vorbe sau gesturi un mesaj, cu timpul, atentia se va indrepta nu numai spre a transmite mesajul dar si asupra modului in care se transmite. Pentru omul modern e important continutul, dar si forma in care se comunica, e importanta informatia propriu-zisa, cat si organizarea ei la nivel structural si conceptual.
Etimologia recunoaste originea latina a termenului de comunicare -communis – care insemna „a pune in comun” „a fi in relatie”, sensul, fiind la vremea respectiva mai apropiat de intelesul „a impartasi”, „a imparti mai multora”, pentru ca mai apoi, sa fie alaturat ideii de transmitere de informatie.
Desi definitia comunicarii pare a fi la indemana oricui, sunt totusi foarte putini cei care reusesc sa o defineasca satisfacator, iar dificultatea consta in a distinge si a uniformiza infinitele nuante care o insotesc spre a surprinde esenta.
O definitie minimala ar numi comunicare procesul de transmitere de informatie de la un individ la altul sau de la un grup social la altul, dar in acelasi timp numim comunicare nu doar a vorbi cu cineva ci si procesul de raspandire de informatie precum presa, radioul, televiziunea, literatura etc.
Comunicarea a fost si va fi mereu cea mai importanta calitate a oamenilor, in general; de aceea in toate domeniile se pune un deosebit accent pe comunicare, pe modul in care se produce ea, dar si pe emitatori, cei mai potriviti pentru a indeplini sarcini dificile in care comunicarea este esentiala.
Un astfel de domeniu este si cel al managementului de proiect, unde managerul si comunicarea sunt permanent intr-o stransa relatie pentru ca lucrurile sa mearga in directia dorita, iar succesul proiectului sa fie garantat.

Comunicarea – abilitate esentiala pentru un manager de proiect

Relatiile cu oamenii – fie ei superiorii, colegii sau subordonatii – presupun un numar de aptitudini speciale, numite de regula aptitudini interpersonale. Intr-o oarecare masura, orice om apeleaza la astfel de aptitudini, ori de cate ori are de-a face cu alti oameni: cand doreste sa-i influenteze, sa faca un lucru care il intereseaza, cand negociaza ceva cu ei, cand incearca sa depaseasca un conflict izbucnit intre el si altii.
Acesta este si rolul unui manager de proiect, care in functie de calitatile si abilitatile sale poate duce un proiect catre succes sau, dimpotriva, catre esec.
Una dintre conditiile necesare – dar nu si suficienta – pentru a fi un bun manager de proiect o constituie existenta aptitudinilor de management general: aptitudinile de conducere si de leadership, abilitatile de comunicare, negociere, abilitatile de rezolvare a problemelor si de influentare a organizatiei.
Asadar, calitatea de a comunica eficient si clar ar trebui sa fie detinuta de orice bun manager intrucat este sarcina managerului de proiect sa ofere informatii precise si complete, la momentele oportune si in formatul optim, persoanelor care au nevoie de respectivele informatii.
Data fiind varietatea intereselor implicate in proiecte si mediul in rapida schimbare al acestora, posibilitatea aparitiei erorilor de comunicare creste. O sensibilitate deosebita si o capacitate de a realiza procesul de comunicare in toate aspectele lui faciliteaza transmiterea la timp a informatiilor in interiorul proiectului, influentand prin aceasta tot ceea ce se face in proiect.
Aceasta implica o atentie sporita acordata aspectelor structurate ale fluxului informational si, in acelasi timp, crearea unor legaturi de comunicare adecvate intre persoane si institutii care trebuie sa stie cum evolueaza lucrurile.
O comunicare eficienta poate face diferenta intre un proiect care te poate propulsa in cariera si unul care te poate sabota.
Pentru a mentine succesul proiectului si, implicit al propriei cariere, managerii de proiect profesionisti trebuie sa stie cum sa comunice intr-un mod eficient cu oricine, de la stakeholderi pana la membrii propriei echipe.

Iata cateva cai prin care un manager de proiect isi poate imbunati propria imagine prin comunicare:
– Ofera oamenilor ceea ce-si doresc
O buna comunicare incepe cu conturarea mesajului pentru stakeholderi intr-un sens pe care ei sa-l inteleaga. – Informatia din proiect trebuie comunicata foarte clar si detaliat.
– Alege canalul de comunicare potrivit
Este ceva sa stii ce anume sa spui unui stakeholder, insa e mult mai important sa stii cum expui continutul intr-un mesaj de asigurare. Pentru un impact maxim, comunicarea trebuie transmisa prin canalul adecvat fiecarei persoane (indiferent daca mesajul este transmis prin e-mail sau prin contact direct cu persoana).
– Alege strategia corecta pentru echipa
Membrii echipei nu vor ajunge prea departe fara o dorinta reala de a intelege obiectivele strategice. Daca membrii echipei au probleme in executarea proiectului, atunci e posibil sa intampine dificultati in a intelege proiectul in ansamblul sau.
Managerul de proiect este interfata dintre echipa tehnica si cea de business; asadar, este datoria lui sa urmareasca indeaproape indeplinirea obiectivelor proiectului precum si a modului in care sunt ele duse la bun sfarsit pentru eventualitatea in care pe parcurs apar neintelegeri sau probleme, el sa fie apt si promt pentru a le rezolva.

In general, comunicarea presupune transmiterea mesajelor potrivite oamenilor potriviti intr-un mod adecvat. Insa comunicarea nu se rezuma doar la a transmite mesaje, ci totodata ea ajuta dezvoltarea altor abilitati pe care un bun manager ar trebui sa si le insuseasca:
– Ascultarea activa
Acest lucru presupune: a asculta si a-i intelege pe cei din jurul nostru; ascultarea cuvintelor si a intelesului din spatele lor; neintreruperea sau evitarea faptului de a ne lasa mintea sa zboare, interogarea pentru verificarea intelegerii; observarea si intelegerea semnelor si a limbajului non-verbal.
– Intemeierea relatiilor pe incredere si respect
Increderea si respectul sunt pietrele de temelie ale unei relatii personale. Acestea nu sunt innascute, ci provin din experienta, integritatea si onestitatea noastra.
Printre caracteristicile in functie de care oamenii obisnuiesc sa ne defineasca credibilitatea sunt: deschiderea, veridicitatea, dorinta libera de a impartasi idei si informatii, consistenta, loialitate si competenta.
„Increderea incurajeaza oamenii sa propuna idei, sa gaseasca modalitati de a spori munca, sa vorbeasca despre preocuparile lor si sa dea sfaturi.” Kareem Shaker PMP
– Trasarea clara a prioritatilor
O alta abilitate a managerului de proiect este de a alege strategia potrivita pentru propria echipa – prin trasarea obiectivelor, planificarea si prioritizarea lor. Asta presupune ce, cine, unde, cand, de ce, cum se deruleaza proiectul. Membrii echipei trebuie sa inteleaga atat tabloul de ansamblu, cat si prioritatile de la cel mai jos nivel tehnic.
„Esential este ceea ce face un manager de proiect. Daca el nu o poate face, atunci nu va putea determina pe toata lumea sa lucreze la acelasi nivel.” Paul Ramussen PMP
– Colaborarea activa
Intr-un cadru de colaborare, membrii echipei se sustin si se incurajeaza reciproc mai curand decat sa lucreze solitari, concentrandu-se pe propriile lor task-uri si responsabilitati. Ei sunt dornici sa coopereze si sa impartaseasca informatii, idei si lucruri utile care sa-i ajute unii pe altii.
– Transmiterea viziunii organizatiei
Explicarea tabloului de ansamblu ajuta membrii ehipei sa inteleaga unde se intrepatrunde proiectul cu interesele si obiectivele organizatiei. De regula, managerii sunt concentrati pe un triplu obiectiv: finante, reputatie si mediu organizational.
Asadar, este important ce si cum anume se transmite informatia, insa pentru ca ea sa fie inteleasa asa cum se doreste, este nevoie de multe ori si de alte calitati care sa sporeasca credibilitatea, increderea si loialitatea celorlalti fata de manager. Iar aceste lucruri se obtin in timp din experienta a ceea ce a intreprins, din comportamentul si atitudinea demonstrate in diferitele situatii cu care s-a intalnit si confruntat de-a lungul vremii.

Barierele de comunicare

Insa calitatile si abilitatile pe care un bun manager ar trebui sa si le insuseasca si sa le demonstreze permanent nu ar trebui umbrite de greseli sau impasuri in comunicare, lucruri care se intampla uneori cu sau fara intentie. Acestea se numesc bariere de comunicare si pot fi evitate daca sunt identificate si anihilate la timp.
Iata cateva din cele mai frecvente bariere de comunicare cu care un manager de proiect si nu numai, se poate lovi in diverse stadii ale proiectului:
Acuzarea si blamarea sunt printre cele mai distructive forme ale comunicarii. De dorit ar fi ca acestea sa fie evitate si folosite doar in cazuri extreme, dar si atunci doar sub forma unor observatii stricte si constructive. Insa, de regula, intr-un mediu organizational, aceste lucruri nu ar trebui sa se intample in vremurile actuale.
Judecarea este unul din acele bariere care intrerup cursul fluent al comunicarii. De exemplu, daca o persona suspecteaza ca este judecata, atunci se va interioriza si nu va comunica adevarul ci doar ceea ce se doreste a fi auzit. Asadar, nu judecati oamenii atunci cand comunicati cu ei.
Insultarea distruge orice tip de comunicare. De aceea, e bine sa evitati injuriile indiferent de temperamentul pe care il aveti sau oricat de rai credeti ca sunt ceilalti.
Daca deveniti sarcastic cu o persoana, riscati ca acea persoana sa ascunda informatii importante pentru proiect. Asadar, intr-o comunicare trebuie sa aratati respect pentru ceilalti; nu confundati simtul umorului cu sarcasmul!
Generalizarea. Evitati folosirea cuvintelor ca „intotdeauna” sau „niciodata”; de regula au o conotatie negativista si ii fac pe ceilalti implicati in discutie sa se simta incomfortabil.
Intreruperea este un lucru bun doar cand vreti sa punctati ceva important, sa clarificati o anume idee. Dar de cele mai multe ori, o persoana intrerupe pe o alta pentru a-si expune propriul punct de vedere, care de cele mai multe ori il neaga pe cel anterior. Astfel, persoana intrerupta are senzatia ca ceea ce a spus nu are importanta si se risca pierderea ei pentru restul discutiei.
Schimbarea subiectului in mijlocul unei discutii poate fi interpretata ca o lipsa de interes pentru subiectul in discutie si poate duce la rezultate neproductive in comunicare.
Asteptarea unei confirmari. Uneori suntem tentati sa facem acest lucru. Cand cineva spune un anumit lucru, incercam sa obtinem confirmarea celor spuse si in ceilalti. Acest comportament face ca primul vorbitor sa se simta incomfortabil si reprezinta un indicator ca ceea ce a spus nu este credibil sau de incredere. Daca, intr-adevar simtiti nevoia unei confirmari, incercati sa o faceti intr-o maniera cat mai eleganta dupa finalizarea discutiei.
In concluzie, bariererele de comunicare sunt ceva ce ar trebui evitat intotdeauna. Un bun manager trebuie sa cunoasca si sa indeparteze fiecare obstacol ce poate sta in fata unei comunicari efective si eficiente in cadrul organizatiei. De asemenea, trebuie sa-i incurajeze si pe altii sa le evite, educandu-i in acest sens, intrucat barierele de comunicare nu vor ajuta nici managementul corporatiei, dar nici pe angajati sa-si atinga obiectivele.

Despre comunicare s-au spus si se pot spune multe lucruri; parte din ele stiute de fiecare dintre noi, altele poate sunt mai putin cunoscute, desi fiecare dintre noi le utilizam zilnic in discutiile si dialogurile cu ceilalti. Important este sa le constientizam si sa alegem cu atentie ceea ce comunicam si cum comunicam pentru a nu distruge ceea ce dorim de multe ori sa construim.
Am incercat in aceasta scurta lucrare sa sintetizam ce anume este bine sa se transmita, cum este bine, dar si ceea ce nu ar trebui sa spunem intr-o comunicare, mai ales cand transmitatorul este o persoana influenta, cu rol organizatoric si administrativ, ca de exemplu managerul de proiect. Evident, toate lucrurile mai sus enuntate sunt general valabile, pentru oricare dintre noi care relationeaza zilnic cu diferite persoane si se confrunta cu situatii dintre cele mai diverse.

Bibliografie:

http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/communication_blockers.htm
http://www.projectsmart.co.uk/top-five-communication-skills-for-project-managers.html
http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/effective_communication_skills.htm
http://www.e-studia.ro/article/managerul-de-proiect.html
http://www.e-studia.ro/article/comunicarea-scurt-istoric.html

Articol scris de Adina Bratuleanu

Share.

Leave A Reply