Comunicarea – cheia proiectelor de succes (II)

0

Raluca Cimpea
Director curs Management de Proiect, CODECS

Cheia este comunicarea?

Managementul echipei de proiect. Foarte adesea, managerul de proiect este ales in baza competentelor si experientei sale tehnice, chiar si in CV se insista pe aceste aspecte. De foarte multe ori auzim la un interviu: „In cate proiecte ai lucrat?”, „Cat de mare a fost proiectul?”, „Cati oameni ai condus?”, dar destul de rar am auzit: „Ai condus o echipa formata din experti in mai multe discipline tehnice?”, „Ce inseamna pentru tine o echipa de proiect?”, „Cum construiesti echipa potrivita pentru proiect?”.

Managerul de proiect are sarcina de a transforma un grup de specialisti in diferite discipline tehnice intr-o echipa bine sudata, bine motivata, capabila sa solutioneze diferitele probleme si sa puna interesele colective mai presus de cele personale, in urmarirea unui obiectiv unic. Comunicarea cu oameni avand pregatiri diferite, se face prin modul in care se formuleaza mesajul.

Analiza progresului proiectului trebuie sa fie transparenta. De regula membrii unei echipe se feresc sa ofere managerului o informatie defavorabila, insa acest lucru este profund gresit. Fara a ajunge chiar la minciuni, oamenii incearca totusi sa-si prezinte activitatea intr-o lumina pozitiva, sperand ca lucrurile se pot imbunatati. De aceea, managerul de proiect trebuie sa stie sa puna intrebari de clarificare intr-o maniera neostila, pentru a-si putea forma o imagine adevarata despre stadiul proiectului. Utilizati frecvent intrebarile deschise: Ce s-a intamplat? Imi poti da un exemplu? Ce altceva s-ar mai putea face? Si incercati sa evitati intrebarile tendentioase: Nu crezi ca… Presupun ca vei proceda la… Esti de acord cu mine ca… sau intrebarile sententioase: N-ai vrut sau n-ai putut sa spui ce-ar fi trebuit spus? Iti dai seama cat ne costa aceasta solutie propusa de tine? Si sunt doar cateva exemple.

Relatiile cu „sponsorul”
Managerul de proiect trebuie sa se asigure ca bugetul, termenele si obiectivele proiectului sunt realiste si ca pot fi respectate. Se intampla de multe ori ca un manager sa accepte un proiect chiar daca nu este realizabil, in dorinta de a-si dovedi capacitatea personala. Atunci cand se produce inevitabilul si proiectul intra in dificultati, managerul este cel invinuit de incapacitate. In plus comunicarea cu sponsorul trebuie sa fie permanenta. Indiferent de dificultati, mesajul transmis in cunostinta de cauza de managerul de proiect va fi mai bun decat cel aflat prin surse colaterale.

Crearea spiritului de echipa
Pe masura ce proiectul se desfasoara si incep sa apara problemele cei implicati in realizarea lui pot forma „tabere” care se acuza reciproc pentru intarzierile si dificultatile intampinate. De regula, aceste tabere sunt formate din beneficiari, clienti, echipa de realizare a proiectului, furnizori externi precum si mai abstractii „cei de sus”, care ar putea fi consiliul de directori ai companiei, comitetul de conducere sau alt for similar. Daca lucrurile se inrautatesc, „taberele” incep sa se ridicalizeze, iar tendinta fireasca a unui manger de proiect este sa se izoleze intr-o pozitie de aparare, de unde nu prea mai poate privi in jur ca sa gaseasca solutii. Din acest motiv trebuie incetatenita inca din start ideea ca toate taberele sunt la fel de responsabile pentru succesul proiectului, iar obiectivele specifice pe care le are fiecare grup trebuie discutate si analizate impreuna.

Acceptarea faptului ca pot aparea probleme
La inceput, un proiect este insotit intotdeauna de un val de optimism: „De data asta o sa fie altfel”. Una dintre marile lectii pe care le invata orice manager de proiect cu experienta este ca inca nu exista un proiect scutit de probleme. Problemele apar obligatoriu, dar insusi faptul de a admite acest lucru si de a pune la punct planuri alternative, de contingenta, convenite, cu toate partile implicate, ajuta foarte mult la inlaturarea unei crize inca inainte de a se manifesta pe deplin. Un manager de proiect cu aptitudini de comunicare trebuie sa fie capabil sa creeze un mediu de lucru in care problemele sa nu fie tratate ca ceva ce trebuie ascuns, ci ca elemente inevitabile ale managemntului de proiect. Identificarea problemelor si gasirea solutiilor sunt componente esentiale si de neignorat ale rolului managerului de proiect.

Rolul managerului de proiect incepe sa se transforme, parasind tiparul expertului in tehnologie care se ocupa si de management, ca etapa in evolutia sa in cariera, si devine mai degraba un excelent comunicator, facilitator si manager, cu o buna pregatire tehnica.
Managementul de proiect centrat pe comunicare impune o compententa deosebita in doua directii: in primul rand, aptitudinile esentiale de comunicare, care pot fi dobandite in cadrul unor procese de instruire, in al doilea rand exercitarea unui control managerial focalizat asupra interactiunii dintre managerul de proiect, echipa de implementare, beneficiari, clienti si sponsorii proiectului.

As fi vrut sa scriu, prea binecunoscuta sintagma „si in incheiere”, dar cred ca de fapt pentru noi toti ca Manageri de Proiect este un inceput, incepem sa ne privim si dintr-o alta perspectiva: ca facilitator, comunicator si in egala masura un expert in tehnologie.
Candva am primit un sfat care m-a ajutat foarte mult in proiecte, pe care as vrea sa vi-l impartasesc: „Adopta principiul: Foloseste-te de lucruri ca sa ai grija de oameni si Renunta la principiul: Foloseste-te de oameni ca sa ai grija de lucruri”.

Bibliografie: Carolyn Bilska – Project Managemen Today
Curs – „Coaching in Project Management” – autor Horea Murgu, Presedinte Coaching Institute

Share.

Leave A Reply