Raluca Cimpea
Director curs Management de Proiect, CODECS
Cheia este comunicarea?
Istoric vorbind, in managementul de proiect s-a acordat atentie mai ales elementelor administrative si tehnice. Suntem preocupati de a urma diverse facultati, in general de foarte multe cursuri tehnice, uitand de fapt un element important, interactiunea cu oamenii din jurul nostru, familie, prieteni, colegi. Managementul de proiect graviteaza, realmente, in jurul interactiunilor cu oamenii. Ne straduim sa invatam sa planificam, sa monitorizam corect proiectul, sa-l controlam, si ne straduim sa invatam cat mai multe si uitam de fapt ca acestea sunt simple instrumente in gestionarea proiectului. De fapt, nici nu se poate demonstra cu dovezi clare ca proiectele care beneficiaza de metodologii si softuri de planificare ar avea sanse de succes mai mari sau mai mici decat cele in care se foloseste creionul, hartia, experienta si bunul simt.
SI ATUNCI UNDE ESTE DIFERENTA?, pe buna dreptate ne putem intreba. Diferenta pare sa stea in capacitatea managerului de a comunica in mod eficient si la toate nivelurile.
Deunazi, citeam intr-o revista de specialitate rezultatele unei analize : „Cauze in esuarea proiectelor IT”, va redau si dvs., cateva din cauzele identificate :
– Intelegerea eronata a ceea ce doresc beneficiarii, clientii, precum si pretentiile eronate ale acestora
– Intelegerea eronata a criteriilor de „acceptabilitate” a livrabilelor
– Asteptarile nerealiste ale conducerii
– Termene nerealiste de predare
– Cunoasterea incompleta a sferei de acoperire a proiectului
– Lipsa unei corelari directe intre obiectvele proiectului si obiectivele generale ale organizatiei
– Incapacitatea echipei de proiect de a-si analiza corespunzator activitatea, astfel incat orice dificultate aparuta era amanata sau camuflata pana cand devenea o problema profunda.
Daca le vom citi cu atentie vom constata, de fapt, ca nici una din cauzele de mai sus nu vizeaza activitati operationale sau tehnice, performantele echipamentelor ci sunt asociate cu slaba comunicare. Se poate spune ca Managerul de proiect actioneaza ca un facilitator proactiv.
Care ar fi atunci aptitudinile esentiale de comunicare?
Am incercat sa identific 4, care din punctul meu de vedere sunt esentiale: capacitatea de conducere, utilizarea factorilor motivationali, abilitatea de a negocia si promovarea spiritului de echipa, si mai mult cred ca este foarte important ca managerul de proiect sa inteleaga cum pot aparea barierele in calea comunicarii eficace si cum le poate inlatura atat pe cele ridicate de el insusi, cat si pe ale celorlalti.
Odata identificate aceste aptitudini, ar trebui sa stim si unde sa le folosim, eu le-am numit domenii cheie:
Interfata cu beneficiarul si/sau clientul
De multe ori clientul/beneficiarul nu stie precis ce doreste pana cand nu ii furnizezi ceea ce si-a dorit. Se intampla adesea ca el sa vrea sa imbunatateasca vechile solutii, desuete si nesatisfacatoare, in loc de a se gandi la solutii noi, inovatoare.
Managerului de proiect trebuie sa comunice contextul intregului proiect, pentru a clarifica toate aspectele. Proiectele in care s-au identificat necesitatile reale ale clientului au mai multe sanse de reusita decat proiectele care raspund preponderent problematicii tehnice
Celelalte domenii-cheie in care trebuie utilizate aptitudinile de comunicare vor fi prezentate in articolul urmator.
