Foarte rar un proiect devine functional fara a fi luate inainte cateva decizii financiare. Si deciziile financiare se bazeaza pe nevoile afacerii, rata rentabilitatii (ROI – return on investment), costul estimat al proiectului, aptitudinile necesare pentru a demara proiectul etc. Si lista poate continua. Dar piesa esentiala pentru a obtine aprobarea demararii oricarui proiect este business case-ul. Poti lucra la studiul de caz al unui proiect ca si modalitate de rezolvare a nevoilor afacerii sau pentru eliminarea unei probleme persistente.
Cineva, undeva, de obicei incepand cu sponsorul proiectului, trebuie sa faca un business case al proiectului. Poate fi un business case formal documentat, poate fi informal documentat (daca e un proiect mai mic sau o companie mai mica), sau poate reprezenta doar o discutie verbala – insa rezultatul trebuie sa fie intotdeauna raspunsul la intrebarea: merita sau nu conceptul / investitia?
Deoarece proiectele sunt costisitoare, este necesar ca directorii executivi din cadrul companiei sa aprobe cheltuirea banilor pe proiectul respectiv, inainte de a se intreprinde vreo actiune. Ei pot deveni astfel constienti de beneficiile proiectului si isi pot da consimtamantul analizand business case-ul. Fara un business case formal, e foarte probabil ca proiectul sa fie anulat in scurt timp si astfel va reprezenta doar o pierdere de timp.
Prin intermediul business case-ului se defineste si se evalueaza proiectul propus. Analistul dezvolta analiza de afaceri cu sprijin din partea unor grupuri de oameni, departamente si experti din domeniu si continua sa actualizeze business case-ul pe masura ce discutiile au loc. Analistul de business si managerul de proiect, cu implicarea directorului, trebuie sa revada si sa redefineasca business case-ul intr-un document pe care se poate lucra.
Componente posibile ale unui business case:
- managementul riscului
- cerintele proiectului
- definirea proiectului
- diagrame functionale
- functiile sistemului
- conceptul operational
- responsabilitatile clientului
- caracteristicile sau solutiile finale ale proiectului
- definitiile interfatelor functionale
- cash-flow si/sau ROI
- constrangeri legale
- specificatii si standarde
- metodologii necesare
- pregatirea livrarii
- mentenanta si suport
Inca o data, toate acestea pot face dintr-un document formal sau pot face parte dintr-un proces informal. Modul in care vrei sa arate business case-ul tau depinde de: ce isi doresc sau au nevoie clientii, ce isi doreste managementul executiv sau nevoile acestuia, care sunt cerintele PMO-ului (si daca sunt aplicabile), cat de mare si de matura este compania ta si marimea proiectului.
