Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
In articolul anterior am vazut ca, pentru a putea demara un proiect, trebuie mai intai sa-l definim. De rezultatul procesului de definire depinde in mare masura evolutia viitoare a proiectului si chiar sansele sale de succes.
Pentru a da concretete explicatiilor furnizate pana acum, vom descrie astazi sectiunile documentului intitulat Definitia Proiectului:
Ce trebuie sa contina documentul Definitia Proiectului
Titlul. Trebuie sa fie cat mai sugestiv si sa nu fie prea lung. Un titlu scurt si bine ales va usura in viitor comunicarea cu toti participantii la proiect si va ajuta la crearea unei imagini favorabile, mai ales in cazul in care prin intermediul Definitiei Proiectului intentionati sa obtineti aprobarea unei finantari.
Descrierea generala a proiectului. Descrieti succint situatia existenta si contextul proiectului, precum si motivele initierii acestuia. Descrieti sumar beneficiile pe care le va aduce executia proiectului si incercati sa subliniati alinierea proiectului cu strategia generala a organizatiei. Includeti suficiente informatii, astfel incat celelalte sectiuni ale Definitiei Proiectului sa fie inteligibile. Este recomandabil ca aceasta sectiune sa nu depaseasca 1-3 paragrafe. Practic, aici veti descrie doar concluzii ale unei eventuale analize de oportunitate care s-a realizat anterior, dar puteti indica alte documente care contin explicatii detaliate privind contextul in care se va desfasura proiectul.
Obiectivele Proiectului. Obiectivele trebuie sa indeplineasca criteriile SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-based) si sa fie aliniate la strategia generala a organizatiei care executa proiectul. Este recomandabil chiar sa descrieti legatura dintre obiective si strategia organizatiei, pentru a putea mentine si urmari aceasta aliniere pe parcursul derularii proiectului. Obiectivele unui proiect reprezinta punctul de pornire in elaborarea planului si in acelasi timp constituie referinta fata de care vom evalua succesul sau esecul proiectului. In lipsa unei formulari clare a obiectivelor, proiectul nu poate avea succes, indiferent de eforturile si investitia facute.
Continutul proiectului (sfera de cuprindere). Aici este locul in care veti descrie livrabilele proiectului, fie ca acestea sunt produse (bunuri), servicii sau pur si simplu schimbari ale unei situatii existente. Acestea trebuie sa contribuie in mod direct la indeplinirea obiectivelor enuntate anterior. Definirea continutului proiectului este practic prima activitate specifica de management de proiect. Scopul acestei sectiuni este de a furniza o baza realista pentru a evalua munca si costurile necesare pentru realizarea proiectului. Preocuparea centrala in acest moment trebuie sa fie includerea tuturor elementelor si livrabilelor care servesc atingerii obiectivelor si eliminarea acelora care nu contribuie la indeplinirea acestora, pentru a nu irosi resursele angajate. O buna tehnica este de a preciza ce se afla in continutul proiectului si ce anume se afla in afara acestuia. Se pot include si alte elemente care ajuta la o definire clara a continutului: organizatiile si departamentele afectate, procesele de afaceri implicate, tipurile de date si informatii, functionalitatile majore ale rezultatului proiectului. In definirea continutului este recomandabil sa porniti de la obiectivele definite anterior.
Jaloane temporale. De obicei, acestea sunt asociate cu finalizarea unor faze majore ale proiectului, care la randul lor depind de natura domeniului de activitate in care se desfasoara proiectul. Fiecare jalon temporal trebuie sa fie insotit de un livrabil major, care marcheaza incheierea fazei respective. Pentru concizie, se poate crea un tabel cu 2 coloane: Jalon (data) si Livrabil. Setul de jaloane vor constitui un element de intrare important in elaborarea Planului de Proiect.
Constrangeri si Presupuneri
Constrangerile sunt factori care limiteaza optiunile echipei de proiect in ceea ce priveste alegerea diferitelor alternative tehnice, de planificare, de strategie, etc. Constrangerile pot fi de orice natura: tehnica, temporala, bugetare, in domeniul calitatii etc. si se pot referi practic la orice aspect al proiectului.
Presupunerile sunt situatii pe care, pentru scopurile planificarii proiectului, le vom considera adevarate. Spre exemplu, presupunem ca legislatia in domeniul in care se desfasoara proiectul nu se va schimba pe durata de executie a acestuia.
Documentarea constrangerilor si presupunerilor in faza de definire a proiectului este extrem de importanta pentru faza urmatoare, planificarea proiectului.
Riscuri. Cu siguranta nu se pot identifica in aceasta faza toate riscurile la care este supus proiectul. Cu toate acestea, inca de la aparitia ideii putem identifica cateva riscuri majore, chiar daca nu le putem detalia, din lipsa de informatii. Documentarea lor chiar si in aceasta formula succinta constituie un factor de care trebuie tinut cont in planificare, dar si un bun inceput pentru activitatile ulterioare in domeniul managementului riscurilor.
Estimari generale. Nici un proiect nu poate incepe fara o prima estimare a efortului (de obicei exprimat in ore-munca), duratei si a costului. Chiar daca nu putem elabora niste estimari precise, trebuie sa furnizam totusi un ordin de marime al acestora, indicand si premisele de la care s-a realizat estimarea. Procesul de estimare va fi continuat si rafinat pe parcursul planificarii proiectului, pe masura ce vom putea detalia continutul (sfera de cuprindere) a proiectului.
Organizarea proiectului si abordarea manageriala. Este recomandabil sa includeti in aceasta sectiune orice aspect legat de modul in care va fi organizat proiectul. Se pot enumera principalele roluri si responsabilitati, relatiile de raportare si subordonare, organigrama proiectului si conexiunile cu restul organizatiei, eventualele fluxuri de lucru cu alte organizatii (parteneri, subcontractori, furnizori, client etc.). Abordarea manageriala se poate referi la utilizarea unei metodologii de management de proiect (specificand si documentele si procedurile cele mai importante), nivelul de autoritate al managerului de proiect, principalele canale de comunicare cu clientul, echipa de proiect, managerul executiv etc. Practic, puteti include orice element de organizare care ajuta la clarificarea modului in care se va exercita managementul proiectului.
Managerul de Proiect desemnat – persoana desemnata ca responsabila pentru managementul proiectului.
Aprobari. De obicei, persoanele care trebuie sa aprobe Definitia Proiectului sunt Sponsorul (cel care finanteaza proiectul), Managerul Executiv (superiorul Managerului de Proiect) si insusi Managerul de Proiect. Semnatura acestuia joaca si rolul de angajament pentru indeplinirea obiectivelor si finalizarea cu succes a proiectului. In functie de conditiile concrete ale fiecarui proiect, se pot include (fara a fi obligatorii) si aprobari/semnaturi ale Clientului sau diferitilor parteneri. In principiu, semnarea acestui document reprezinta exprimarea acordului comun asupra continutului sau si constituie de asemeni baza formarii unei viziuni comune asupra proiectului.
Desi pare un document voluminos, Definitia Proiectului nu trebuie sa depaseasca cateva pagini. Scopul sau nu este acela de a furniza detalii de amanunt, ci de a crea o imagine de ansamblu a proiectului, necesara pentru demararea fazei de planificare. Bineinteles, continutul sau poate fi ajustat in functie de conditiile specifice, anvergura si complexitatea proiectului, precum si de mediul organizational in care se desfasoara.
Este recomandabil sa implicati in elaborarea sa mai multe persone si roluri relevante pentru proiect si sa colectati cat mai multe opinii. Prin natura sa, proiectul este un sistem complex si crearea unei perspective cat mai cuprinzatoare asupra sa reprezinta premisa unei intelegeri corecte si complete a ceea ce trebuie facut in cadrul proiectului. Chiar daca Managerul de Proiect este cel care initiaza elaborarea acestui document, el poate solicita contributia mai multor persoane si poate declansa circularea documentului catre cei care pot furniza opinii relevante si utile.
Acest proces se poate dovedi dificil si consumator de timp; pentru simplificarea sa se poate recurge la utilizarea unor formulare tipizate (templates), astfel incat timpul necesar culegerii si redactarii infromatiilor cuprinse in document sa fie redus.
Semnatarul Definitiei Proiectului nu este niciodata Managerul de Proiect, ci un superior al acestuia, proiectul fiind demarat oficial numai dupa elaborarea si semnarea acestui document.
Iata asadar c-am parcurs primul din cei zece pasi, Definirea Proiectului. Despre Planificarea Proiectului vom vorbi in articolele urmatoare.
Pana atunci, va doresc numai proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
