Audit intern resurse umane – elemente cheie de verificat

0

Internal-AuditsPrimul audit in departamentul de resurse umane din acest an sau cum ,,Paza buna trece primejdia rea!”

Tocmai de aceea va propun cateva teme de analizat, astfel incat sa realizam un audit intern resurse umane simplu si eficient, care poate duce la eliminarea unor riscuri sau la reducerea impactului acestora asupra activitatii din domeniul resurselor umane. Mai jos aveti un tabel pe care-l veti putea urmari si, ulterior, stabili in ce stadiu va aflati.

Iata ce trebuie sa urmariti pentru a realiza un audit intern resurse umane eficient:

Elementul de verificat sau de revizuit Temeiul legal Da- am realizat/stiam/am planificat Nu
De la 1 ianuarie 2015 salariul minim brut pe economie este de 975 lei; nu uitati ca actele aditionale de modificare a salariului se pot introduce in REVISAL cel tarziu in a 19 a zi lucratoare dupa 1 ianuarie. Bugetul de stat pe anul 2015

HG nr. 500/2011 – (2) Orice modificare a elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)—g) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare prevazut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003 ( Codul muncii), republicata.

Aveti colegi care sunt angajati pentru munca temporara printr-un contract de misiune, nu uitati ca salariile brute ale acestora trebuie sa fie cel putin egale cu cele ale colegilor care sunt angajati cu CIM la utilizator, pe pozitii similare. La articolul 92 din CM, dupa alineatul (2) se introduc doua noi alineate (3) si (4).

Alin. 3 prevede faptul ca salariatul temporar nu poate primi pentru fiecare misiune salariul inferior celui pe care il primeste salariatul utilizatorului, care presteaza aceeasi munca sau una similara cu cea a salariatului temporar.

Daca in luna ianuarie se vacanteaza unul sau mai multe lorcuri de munca, va recomandam sa comunicati acest lucru AMOFM -ului sau AJOFM-ului; pe site-urile acestora veti identifica documente standard pe care le veti completa conform situatiilor specificate si le veti depune in format hartie  sau le veti  trimite scanate la AMOFM sau AJOFM. Astfel, ca si pana in prezent, conform art. 10 alin (1) din Legea nr. 76/2002, angajatorii au obligatia sa comunice agentiilor pentru ocuparea fortei de munca, in caror raza isi au sediul, respectiv domiciliul, toate locurile de munca vacante, in termen de 5 zile lucratoare de la vacantarea acestora. In urma modificarii legii ( introducerea art. 10 alin (3) in Legea nr. 76/2002),  incepand cu data de 22 Octombrie 2013, angajatorii vor avea obligatia de a anunta in termen de o zi ocuparea locurilor de munca vacante comunicate. Sanctiunea pentru nerespectarea art. 10 din lege este cuprinsa intre 3.000 – 5.000 lei.
Regulamentul intern este afisat intr-un loc vizibil in firma  sau se gaseste indosariat la secretariat / receptie. Art 243 Codul muncii (4) – Regulamentul intern se afiseaza la sediul angajatorului.
Planificarea concediilor de odihna a fost realizata in luna decembrie 2014 si se regaseste sub forma unui tabel sau a unor cereri individuale completate de catre fiecare angajat. Art. 148 (1)Efectuarea concediului de odihna se realizeaza in baza unei programari colective sau individuale stabilite de angajator. Programarea se face pana la sfarsitul anului calendaristic pentru anul urmator.
Daca aveti angajati care nu au efectuat numarul de zile de CO aferent anului 2014, aceste zile vor fi efectuate in perioada urmatoare, conform modificarilor din Codul muncii. Art. 146 din Codul muncii. – (2) In cazul in care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau partial, concediul de odihna anual la care avea dreptul in anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei in cauza, angajatorul este obligat sa acorde concediul de odihna neefectuat intr-o perioada de 18 luni incepand cu anul urmator celui in care s-a nascut dreptul la concediul de odihna anual. – modificat in decembrie 2014.
Nu uitati sa tineti cont in 2015 de schimbarile intervenite la art 145 Capitolul III – Concediile La articolul 145 din Codul muncii, dupa alineatul (3) se introduc trei noi alineate, alineatele (4) – (6), art 4 are urmatorul cuprins:

„(4) La stabilirea duratei concediului de odihna anual, perioadele de incapacitate temporara de munca si cele aferente concediului de maternitate, concediului de risc maternal si concediului pentru ingrijirea copilului bolnav se considera perioade de activitate prestata – modificat in decembrie 2014

Reactualizati  tabelul cu perioada obligatorie de efectuare periodica  a controlului de medicina muncii si incepeti sa planificati impreuna cu angajatii zilele in care acestia vor merge la medic Art 28 Codul muncii – e)periodic, in cazul celor care lucreaza in conditii de expunere la factori nocivi profesionali, potrivit reglementarilor Ministerului Sanatatii;

f)periodic, in cazul celor care desfasoara activitati cu risc de transmitere a unor boli si care lucreaza in sectorul alimentar, zootehnic, la instalatiile de aprovizionare cu apa potabila, in colectivitati de copii, in unitati sanitare, potrivit reglementarilor Ministerului Sanatatii;

g)periodic, in cazul celor care lucreaza in unitati fara factori de risc, prin examene medicale diferentiate in functie de varsta, sex si stare de sanatate, potrivit reglementarilor din contractele colective de munca.

Verificati daca ati completat paragraful final din CIM alocat incetarii activitatii  pentru angajatii care au parasit organizatia in 2014 si daca imputernicitul legal a semnat si stampilat in spatiul special alocat Prin Ordinul MMSS nr. 64/28.02.2003 modificat si completat prin OMMFPS nr.76/ 11.03.2003 si OMMFPS nr.1616/ 02.06.2011 s-a aprobat Modelul – cadru al contractului individual de munca. Acest model cadru contine si paragraful la care facem referire.
Daca firma are peste 20 de angajati, sa puteti prezenta Planul de formare profesionala al angajatilor pentru 2015 Art. 195 (1)Angajatorul persoana juridica care are mai mult de 20 de salariati elaboreaza anual si aplica planuri de formare profesionala….

(2)Planul de formare profesionala elaborat conform prevederilor alin. (1) devine anexa la contractul colectiv de munca incheiat la nivel de unitate.

(3)Salariatii au dreptul sa fie informati cu privire la continutul planului de formare profesionala.

Daca in luna ianuarie 2015 in firma sunt angajate 21 de persoane, trebuie initiata negocierea colectiva in vederea incheierii CCM. Daca exista in firma Contractul colectiv de munca si peste 21 de angajati , iar acest contract expira in 2015 (durata incheierii este de minim 1 an,  maxim 2 ani), planificati inceperea renegocierii acestuia cu reprezentantii angajatilor respectiv cu sindicatul Art. 229 (2)Negocierea colectiva la nivel de unitate este obligatorie, cu exceptia cazului in care angajatorul are incadrati mai putin de 21 de salariati.

,, Angajatorul sau organizatia patronala initiaza negocierea colectiva cu cel putin 45 de zile calendaristice inaintea expirarii contractelor colective de munca sau a expirarii perioadei de aplicabilitate a clauzelor stipulate in actele aditionale la contractele colective de munca.”

,, Partile pot hotari prelungirea aplicarii contractului colectiv de munca, in conditiile stabilite de prezenta lege, o singura data, cu cel mult 12 luni.”

 Daca angajatul sau firma care se ocupau de gestionarea REVISAL au incetat contractul de munca respectiv de prestari servicii, este recomandabil sa mergeti la ITM si sa schimbati parola pentru accesarea site-ului REGES; noului angajat care gestioneaza REVISALUL sa-i faceti decizie de activitate cf. HG nr 500  iar pentru firma sa informati ITM-ul HG nr. 500/2011  – 1. completarea si transmiterea datelor la ITM se va face numai de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa a angajatorului sau, de catre alte persoane, in baza unui contract de prestari servicii cu respectarea art. 20 al. 5 din Legea nr. 677/2001 privind protectia datelor cu caracter personal; prestatorii se vor inregistra la ITM;
 Daca au aparut pozitii noi in structura firmei sau ati avut restructurari, revizuiti organigrama  –
 Daca sunt angajate care vor intra in luna ianuarie sau februarie in concediul pentru cresterea si ingrijirea copilului, sa-i reamintiti faptul ca si tatal are obligatia de a solicita o luna pentru cresterea copilului  Art. 11 din OUG 124/2011
Dreptul la concediul pentru cresterea copilului stabilit potrivit prevederilor art. 2 alin. (1) se acorda pe baza netransferabila persoanelor ai caror copii se nasc incepand cu data de 1 martie 2012, precum si celor aflate in situatiile prevazute la art. 8 alin. (2), incepand cu aceasta data, in situatia in care ambele persoane din familia respectiva indeplinesc conditiile de acordare a acestuia, dupa cum urmeaza:a) cel putin o luna din perioada totala a concediului de crestere a copilului este alocata uneia dintre persoanele care nu a solicitat acest drept;
b) in situatia in care persoana prevazuta la lit. a) nu solicita dreptul la concediul care ii revine, celalalt parinte nu poate beneficia de dreptul la concediu in locul acesteia.
 Aveti angajate care in anul 2015 vor deveni mamici? Planificati procesul de recrutare  interna sau externa, astfel incat pe perioada de 1 an sau 2 ani, activitatea sa fie continuata normal in departamentul respectiv  –
 Verificati daca dosarele personale ale angajatilor sunt arhivate corespunzator si contin documentele specificate de lege HG nr.500/ 2011 art 8. Dosarul personal al angajatilor trebuie sa contina cel putin:  actele necesare angajarii, contractul individual de munca ( nota – si fisa de post, anexa la CIM) , actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, acte de studii/certificate de calificare, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru;

Ati raspuns DA la toate punctele din tabelul de mai sus? Felicitari! Va fi usor sa gestionati activitatea de resurse umane anul acesta. Daca aveti si cateva ezitari si bifati NU, nu este timpul pierdut, veti intreprinde actiunile necesare si veti ajunge la o stare de normalitate.

Dar o concluzie cred ca trebuie sa subliniem impreuna – sa ne asiguram ca lucram dupa varianta revizuita in luna decembrie 2015!

Mult succes!

Articol scris de Manuela Trusca – trainer Extreme Training

 

Share.

Leave A Reply