Adevarul despre beneficiile unui proiect

0
sagetiFacem proiecte pentru a aduce beneficii. Daca livram proiectul fara a ne da seama de beneficiile acestuia, unde e valoarea muncii noastre? Noi vedem insa beneficiile ca pe niste lucruri care ar trebui sa apara ulterior, mai degraba decat ca pe un obiectiv al proiectului in sine. Cand masuram beneficiile, ne e foarte greu si, de obicei, nu luam in calcul deloc valoarea adaugata.

Cum de ajungem in aceste situatii? Managementul beneficiilor nu e o disciplina si niciun proces, insa ar trebui sa fie.

De ce este managementul beneficiilor o raritate? Exista mai multe motive si presiuni pentru a tine managementul beneficiilor departe de o agenda: „insuficienta maturitate, presiuni prea mari pe directori, prea multe lucruri de schimbat pentru a capata un sens” si asa mai departe.

Dar exista un motiv de baza, invizibil, care submineaza managementul beneficiilor: gandirea ce tine de managementul operational.

Managementul operational are grija de costurile din cadrul bugetelor. In fiecare an, luna de luna, un buget este aprobat si fiecare manager departamental are grija sa se incadreze in buget. Orice depaseste bugetul are nevoie de explicatii, exact precum neperformanta necesita explicatii pe partea de venituri. Dar cei mai multi manageri stiu deja ca trebuie sa gestioneze costurile ca pe o masura de control de baza. Prin urmare, diun acest motiv exista aceasta gandire in lumea managementului proiectelor.

Uita-te acum la proiectul/programul/portofoliul tau si garantez ca majoritatea rapoartelor sunt centrate pe cost. Costurile datorate intarzierilor, costurile din buget, costurile de finalizare etc. Toate acestea sunt intr-adevar importante, dar livrarea proiectului ar trebui sa se bazeze pe valoare.

Fiecare cost legat de livrarea proiectului ar trebui sa fie gestionat in relatie cu valoarea oferita. Managerul de proiect trebuie sa gestioneze productivitatea echipei si calitatea output-urilor astfel incat sa sprijine realizarea valorii afacerii la un cost rezonabil.

Livrarea in buget nu e niciodata un scop: livrarea valorii afacerii este adevaratul scop, si nu poti livra valoare doar prin controlul costurilor.

Da, controlul costurilor este important si afecteaza valoarea proiectului. Fiecare dolar/euro cheltuit in plus reduce valoarea neta a proiectului si rezultatele afacerii. Managementul costului este un proces de management al valorii.

Managementul valorii cere o livrare de beneficii maxime si o valoare financiara la cele mai mici costuri. Fiecare aspect al proiectului trebuie sa fie aliniat la managementul valorii.

Mai jos sunt cateva exemple de gandire care duc la distrugerea motivelor pentru care lucram la proiecte, si anume aducerea de beneficii.

1. Conducem proiecte bazandu-ne pe costuri si speram ca valoarea e inclusa automat. Nu este asa, dupa cum am explicat si mai sus.
2. Separam proiectele de realizarea beneficiilor astfel incat suntem nevoiti sa cream activitati separate pentru a urmari si masura beneficiile.
3. Tratam realizarea de beneficii ca pe un exercitiu de masurare sau calculare mai degraba decat ca pe un proces de schimbare a livrarii. Pentru a realiza beneficiile trebuie sa actionam, nu doar sa masuram!

Ce se intampla cand schimbam aceste trei abordari si ne focusam pe adevarata realizare a beneficiilor? Numarul beneficiilor realizate, natura si valoarea lor cresc exponential.

  • beneficiile cresc in etapa studiului de caz, cu cat mai multe beneficii sunt identificate. In mod obisnuit, valoarea beneficiilor creste cu cel putin 50% si foarte adesea cu peste 100%.
  • valoarea beneficiilor realizate in timpul dezvoltarii proiectului creste pe masura ce mai multe beneficii sunt realizate in timpul desfasurarii proiectului…
  • si ele cresc si dupa livrarea proiectului o data cu focusarea pe schimbarea fiecarui aspect din proiect pentru a aduce maximum de valoare.

In aceste vremuri economice dificile, o dublare a rentabilitatii capitalului investit in proiecte trebuie sa reprezinte o prioritate pentru toata lumea. Este o mare oportunitate pentru manageri de proiect. Si devine destul de simplu atunci cand intelegi adevarata natura a beneficiilor si managementul valorii.

Share.

Leave A Reply