Nu vrei sa fii cunoscut drept o persoana care tine sedinte lungi, plictisitoare sau inoportune, asa-i? Din pacate, cu totii stim exemple de astfel de persoane… si din acest motiv participam cu lipsa de chef la sedintele lor, stiind ca nu vom afla lucruri folositoare pentru proiect. Sau la genul de reuniune care tine doua ore pentru a ajunge la ce s-a dorit initial.
Vorbim aici de acei oameni care tin sedinte doar pentru a se simti importanti… sau cel putin asa percep ei lucrurile. Cele mai multe intalniri sunt plictisitoare, semi-productive sau pentru a servi scopului persoanei care v-a chemat la reuniune. Si de cate ori ai participat la o intalnire doar pentru a stabili o noua sedinta?
Mai jos sunt 7 reguli care te vor conduce pe calea potrivita in materie de sedinte utile. Urmand aceste reguli, vei face sedintele mult mai productive, mai organizate si placute pentru participanti.
Trimite participantilor o agenda pentru intalnire, in avans
Trimite fiecaruia o agenda prin email, care sa cuprinda aspecte ale discutiei anticipate, pe care ti-ai dori ca participantii sa le abordeze. In acest fel nimeni nu este luat pe nepregatite si poate sa vorbeasca despre situatia la zi a proiectului, fara a omite detalii esentiale. Nimeni nu isi doreste ca sedinta sa fie neproductiva si sa fie nevoit sa mai organizeze una pentru a obtine informatiile de care are nevoie.
Incepe si termina sedinta la timp
Nivelul de participare si implicare va fi mai mare daca oamenii te cunosc drept o persoana care incheie sedinta la timp si nu un fan al sedintelor interminabile. Incepe la timp, fii eficient si apoi incheie intalnirea.
Elibereaza lumea imediat ce sedinta a luat sfarsit
Cand sedinta s-a terminat, fa o incheiere scurta privind actiunile fiecaruia si anunta-i pe toti cand va fi urmatoarea sedinta. Dupa aceea incheie sedinta. Lasa palavrageala pentru birou – nu vrei sa te joci cu timpul pretios al participantilor.
Nu repeta totul pentru cei care au intarziat
Evita sa repeti totul pentru persoanele care au ajuns sau au sunat mai tarziu. Daca trebuie sa repeti un aspect esential unei persoane intarziate, lucru care a fost deja discutat, fa-o repede. Si daca cei intarziati si-au pierdut timpul alocat pentru a discuta sarcinile lor specifice, muta-le la sfarsitul intalnirii – dupa ce restul echipei a terminat ce a avut de spus. Daca esti cunoscut ca un om punctual, e posibil sa nu ai prea multe probleme cu oamenii care intarzie.
Limiteaza discutiile doar la problemele privind managementul proiectului
Nu permite intalnirilor tale pe proiect sa se transforme intr-un forum pentru cativa membri pentru detalierea anumitor discutii tehnice. Acestea trebuie sa aiba loc, dar intr-o alta sedinta. Incearca sa fii atent cand discutiile aluneca spre detalii care trebuie analizate separat, intr-o alta reuniune.
Anuleaza intalnirea daca consideri ca nu e nimic nou de discutat
Daca ai programat o sedinta insa nu e nimic nou de discutat sau ceea ce doreai sa analizezi inca nu s-a intamplat si toate aceste lucruri nu fac din intalnire o necesitate, atunci anuleaza tot. Pe de alta parte, ai grija sa nu se intample prea des acest lucru. Altfel oamenii s-ar putea sa perceapa intalnirile tale precum lucruri care nu au loc aproape niciodata si vor fi nepregatiti sau nu vor fi prezenti deloc.
Publica scurte notite de la intalnire care sa accentueze actiunile de intreprins
Continua sedinta cu un sumar a tot ceea ce s-a stabilit, decizii care s-au luat, actiuni care trebuie indeplinite si termenele lor limita si datele urmatoarelor intalniri. Trimite apoi un email, dupa sedinta, si roaga participantii sa verifice daca e ceva important omis sau incorect in lista. Poti folosi si un instrument de comunicare care sa permita tuturor membrilor echipei sa vada lista in timp real si sa poata edita documentul.
