Un bun manager de proiect este greu de gasit, in special unul care sa duca la capat sarcinile incadrandu-se in timp, buget si care sa indeplineasca sau chiar depaseasca asteptarile clientilor. Nu este important doar ceea ce faci, ci conteaza si cum o faci.
Cei mai buni manageri de proiecte inteleg ca aptitudinile oamenilor si leadership-ul sunt mult mai importante decat o metodologie bine pusa la punct si niste instrumente de lucru. Daca oamenii nu lucreaza efiecint impreuna in aceeasi directie, nu conteaza cat de bune sunt metodologia sau resursele.
In cele ce urmeaza voi enumera si detalia, cele mai importante 7 caracteristici ale unui bun manager de proiecte.
1. Capacitatea de prognozare. Nu este vorba doar de intuitie, ci si de capacitatea unui manager de a-si pune intrebari cu privire la tot. Fie ca este vorba despre o cerere, fie o actiune, este foarte important ca managerul de proiect sa inteleaga de ce se intampla un anumit lucru, care au fost cauzele, sa-si inteleaga membrii echipei, superiorii si pe toti cei cu care intra in contact. Trebuie deasemenea sa ia fiecare problema sau eveniment ca pe o provocare, pe care sa o depaseasca. Trebuie sa fie creativ, flexibil si tenace pentru a depasi fiecare obstacol. Aceste caracteristici, imbinate, ajuta managerul de proiect sa fie cu un pas inaintea tuturor si sa prevada eventualele puncte slabe care ar afecta deadline-urile, bugetul si aprobarea proiectului.
2. Caracteristici organizatorice. Un bun manager de proiecte stie cum sa analizeze rapid ce informatii trebuie sa detina si ce sa ignore. Cu cat este o cantitate mai mare de informatie, cu atat managerul va actiona mai greoi. Trebuie sa isi pastreze atentia si sa prioritizeze misiunile de indeplinit. Astfel el trebuie sa limiteze sarcinile sale la cele mai importante, la fel si intalnirile si in general tot ce trebuie sa faca. Spiritul organizatoric se manifesta in mai multe domenii, inclusiv in capacitatea de a sta concentrat pe o imagine de ansamblu. Imaginea de ansamblu este foarte importanta, deoarece mentine evenimentele in perspectiva. Intelege unde vrea sa ajunga si cum il va ajuta planul sa ajunga acolo. Meticulozitatea il va ajuta sa gandeasca si in detaliu, ajutandu-se de detalii pentru a preintampina problemele de pe parcurs. Managerii de proiecte buni stiu sa se organizeze astfel incat sa delege sarcini catre persoanele potrivite, iar increderea e si ea o parte definitorie a realizarii unui proiect.
3. Capacitatea de leadership. Un lider vede oamenii oamenii din echipa ca pe niste aliati nu ca adversari, ii indruma catre obiective comune, ii face sa se simta confortabil in propria pozitie, pentru a-si expune fara teama ideile, sugestiile si pentru a nu le incuraja latura defensiva. Un lider este persoana care impune respect si exprima autoritate fara a fi subiectiv. Atunci cand discuta cu oamenii, le comunica ce au de facut, ce au de stiut si ce va face el pentru ei. Nu trebuie lasate detaliile la latitudinea echipei deoarece acest lucru ar putea atrage foarte usor neintelegerile. Liderii inspira viziunea de ansamblu a echipei, ajuta membrii echipei sa depaseasca pragurile intampinate. Managerii de proiect au integritate, se tin de cuvant, si respecta codul de etica, fiind motivati din interior, nu de factori externi. Managerul intelege dinamica echipei, promoveaza team building-ul, astfel poate aplana conflictele si sa devieze echipa catre telul comun, lasand la o parte latura personala.
4. Competente de comunicare. Ca manager de proiecte, comunicarea poate crea unele dificultati. Trebuie adoptate diferite stiluri de comunicare, cu echipa, cu superiorii, clientii. Ei trebuie sa isi comunice eficient si fara sa fie vagi, obiectivele, performantele, asteptarile, dar si sa gestioneze feedback-ul venit din mai multe directii. Trebuie sa se arate accesibil, deschis si direct in comunicare. Mai mult, abilitatea de persuasiune este de dorit la un bun manager. Un bun manager de proiect trebuie sa stie sa relationeze cu diverse persoane informal, atat din interiorul firmei cat si din exterior, pentru a putea primi ajutor rapid atunci cand este nevoie. Conceptul de ascultare activa este esential la un manager de proiecte, el trebuind sa stie sa puna intrebari potrivite si sa-si asculte membrii echipei.
5. Pragmatismul. Uneori managerii de proiecte pot fi prea analitici inainte de a lua o decizie. Ei trebuie sa se concentreze pe a duce munca la capat cu resursele aflate la dispozitie. Trebuie sa actioneze cu prudenta, sa isi ia timp sa analizeze faptele, si sa utilizeze presupunerile doar daca este absolut necesar. Presupunerile atrag riscuri de fiecare data. Totodata managerii de proiect sunt persoane care isi pastreaza calmul in situatii de stres, si nu se opresc la primul obstacol. Daca managerul este vizibil stresat, atunci, fara indoiala, vor fi si clientii si echipa.
6. Empatia. Managerul de proiecte isi bazeaza succesul pe ceilalti. Respecta-ti echipa. Concentreaza atentia catre calitati mai degraba decat pe defecte. Managerul trebuie sa caute in fiecare membrul al echipei sale o calitate pe care sa o respecte. Oamenii lucreaza cu mai mult spor si drag atunci cand au in jur oameni care le apreciaza eforturile. Cand cineva face ceva bun, trebuie scos in evidenta acest lucru, motivandu-i si pe ceilalti in acelasi timp sa depuna eforturi mai mari. Empatia nu este acelasi lucru cu simpatia. Simpatia este proiectata catre o persoana, pe cand empatia este abilitatea de a te pune in pielea persoanei, sa ii intelegi gandirea, motivele, piedicile. Empatia este importanta atunci cand echipa sau un membru sunt pusi intr-o ipostaza dificila care le afecteaza desfasurarea activitatii. Empatia este utila pentru a sti cum sa scoti din impas persoana in dificultate si pentru a continua buna desfasurare a lucrurilor.
7. Expertiza. Un bun manager de proiect nu cunoaste doar in general domeniul de management, el trebuie sa detina mai multe cunostinte din diferite domenii, care il pot ajuta sa gaseasca solutii inedite la probleme. Poate nu sunt importante detaliile de finete, insa o privire de ansamblu trebuie sa aiba. Trebuie sa fie atat manager cat si lider, sa explice cu claritate misiunile fiecaruia, sa ii motiveze, sa aiba un simt al ordinii si eficientei dar si sa inspire echipa sa dea ce e mai bun pentru a obtine rezultate pe masura.
