Indiferent de domeniul in care se afla proiectul nostru si de tool-urile ce le folosim, exista anumite puncte cheie ce orice manager de proiect trebuie sa le pastreze bine inradacinate in subconstient.
1. Termina la timp.
Este cel mai vechi dar si dificil obiectiv dintre toate. Este cel mai dificil pentru ca cerintele se schimba des pe durata proiectului iar, cum se intampla frecvent, calendarul probabil ca a fost optimist de la bun inceput.
Pentru a reusi, trebuie sa-ti gestionezi scopul cu foarte mare atentie. Implementeaza un proces de control a schimbarii astfel incat orice modificare adusa scopului, sa fie gestionata corespunzator.
Intotdeauna pastreaza planul actualizat la zi, inregistrand progresul actual si cel planificat. Identifica orice deviere de la plan si ajusteaza-le rapid.
2. Finalizeaza sub buget.
Pentru a fi sigur de costul proiectului tau si ca nu intra in spirala, trebuie sa stabilesti un buget al proiectului la start. In acest fel, ai un important punct de reper. Include in buget toate tipurile de cost ce vor fi intalnite (oameni, echipament, furnizori, materiale, etc.). Urmand ca pentru fiecare activitate, sa stabilesti cat trebuie sa fie costul pentru a o completa, monitorizand orice deviere de la aceasta planificare.
Tine cont de faptul ca daca cheltuiesti mult pe unele task-uri, esti nevoit sa cheltuiesti putin pentru altele. Controlezi in acest fel cheltuielile proiectului si livrarea lui sub nivelul bugetului stability.
3. Atinge cerintele.
Scopul aici este de a atinge specificatiile/cerintele ce au fost stabilite pentru proiect la inceput. Fie ca cerintele au fost pentru instalarea unui nou sistem IT, construirea unui pod sau implementarea unui nou proces, proiectul tau are nevoie sa produca solutii care sa atinga aceste specificatii 100%.
La inceput trebuie sa te asiguri ca ai un set de specificatii/cerinte complet si realist, urmand ca proiectul tau sa se invarta in jurul lor, la final – atingandu-le. Daca exista orice fel de ambiguitati legat de acestea, pot sa existe sanse crescute ca ceea ce parea la inceput o problema minora, sa se transforme intr-o problema majora si cu riscul de a scapa de sub control.
4. Pastreaza clientul fericit.
Experienta ne arata ca este posibil sa finalizezi un proiect la timp, in buget si sa atingi 100% din cerinte dar, totusi, clientul sa fie nemultumit. In general, asta se intampla datorita schimbarilor intalnite in asteptarile clientului si care nu au fost gestionate corespunzator.
La sfarsitul proiectului, pentru a te asigura ca sponsorul, clientul si/sau stakeholderii sunt fericiti/multumiti, trebuie sa asiguram o comunicare buna cu acestia si sa le ghidam asteptarile in directia potrivita. Este recomandat sa-i tinem constant informati cu privire la progresul facut si problemele intalnite. Ei trebuie sa primeasca o imagine de ansamblu clara si este recomandat sa-i incurajam sa-si exprime clar ingrijorarile/ideile legate de proiect.
5. Echipa este motivata/fericita?
Daca ai reusit sa atingi obiectivele de mai sus si sa pastrezi echipa motivata si fericita – te poti declara manager de proiect. Daca vei putea sa faci toate aceste lucruri si data viitoare, vei fi mai mult decat doritor sa le reiei din nou pentru proiectul viitor. Aceeasi deschidere fiind prezenta si in cadrul echipei de proiect. Satisfactia echipei este cruciala pentru succesul proiectului tau.
Pastreaza echipa aproape de tine, asigura o comunicare in ambele directii cu fiecare membru, recompenseaza reusitele, recunoaste munca depusa de fiecare. Aloca catre membrii echipei de proiect, activitati ce se potrivesc cu punctele tari ale fiecaruia si cauta solutii simple pentru a pastra moralul ridicat (ex. exercitii de tip team building). Cu o echipa motivata si implicata, poti atinge limite neasteptate.
