Timpul este cea mai de pret resursa pe care cu totii o avem la dispozitie si pentru fiecare dintre noi acest cadou pe care il primim zilnic este de 24 de ore. Te-ai intrebat vreodata cum de s-a facut deja tarziu sau cum zboara timpul ca parca mai ieri petreceam cu familia si prietenii de revelion si parca intr-o clipa suntem deja putin trecuti de mijlocul verii?
Se spune ca nu exista secrete pe care timpul sa nu le scoata la iveala. De aceea este foarte important sa constientizam si sa actionam in directia unui bun management al timpului. Nu este timp de pierdut, de lenevit, de considerat ca sunt bolnav, de procrastinat in gol deoarece ceea ce poti face astazi nu trebuie lasat pe maine.
Daca ramai fara bani atunci nu mai ai bani, dar daca ramai fara timp atunci ai pierdut o parte din viata ta. Avand in vedere aceste aspecte, m-am gandit sa abordez pentru tine managementul timpului si cum putem sa ne organizam mai bine astfel incat sa devenim mai productivi, mai eficienti si sa reusim pana la urma sa ne folosim cat mai bine de aceasta resursa primara pentru noi toti.
De asemenea, iti voi propune si cateva metode simple si eficiente de gestionare a timpului pe care, fie ca le aplici in viata ta personala, fie ca le aplici in viata ta profesionala, te vor ajuta sa devii din ce in ce mai bun la acest capitol.
In primul rand as vrea sa-ti atrag atentia cat de important este sa constientizezi trecerea timpului si m-am gandit la un exemplu. Daca ai fost vreodata intr-un cazinou ai observat ca nu este niciun ceas pe pereti, fie clasic, fie digital? Te-ai intrebat vreodata de ce? Pentru ca ei nu vor ca tu sa stii cum trece timpul astfel incat sa stai acolo cat mai mult si evident sa cheltui cat mai mult, de obicei pana se goleste buzunarul.
Nu sunt un jucator de cazinou, dar am inteles un lucru, foarte important: trebuie sa fii foarte constient in permanenta de trecerea timpului. Este regula de aur in gestionarea timpului. Este in avantajul tau sa stii cum trece timpul, asa ca treci la actiune si pune un ceas in fiecare camera in care stai, la birou, mai mare sau mai mic, digital sau nu, nu are importanta, dar trebuie sa ai cumva mereu in fata ochilor un instrument de masurare a timpului.
Viata mea a avut perioade in care a fost dezorganizata din acest punct de vedere pana intr-o zi cand mi-am dat seama cat de important este timpul. In calitate de om de vanzari angajat la o multinationala, stabilisem o intalnire cu un client la sediul acestuia. Am ajuns acolo cu aproximativ 10 minute inainte, asa cum faceam de obicei (punctualitatea a fost si va ramane una dintre calitatile mele, nu am intarziat niciodata la o intalnire).
A fost anuntata patronului sosirea mea, acesta fiind undeva prin fabrica si am rugat politicos sa astept cateva minute si pana atunci sa servesc o cafea. Trecusem deja telefonul pe modul silentios, asa cum ar trebui sa faca orice profesionist, si astept savurand din cafea. Timpul s-a scurs si nu am asteptat doar cateva minute, ci aproximativ 45 de minute.
Pana la urma patronul firmei a venit si mi-a spus ca a fost o problema undeva pe linia de productie si nu stia ca va dura atat de mult, cerandu-si intr-un fel scuze. Eu i-am intins mana, am dat noroc cu el, i-am multumit pentru cafea si i-am spus ca nu vom face niciodata afaceri si am plecat. Intre timp telefonul sunase de multe ori, iar apelurile erau de la aceeasi persoana. O persoana draga mie care ma avea la apel de urgenta in caz ca se intampla ceva grav, in acest caz fiind vorba de un accident de masina. A scapat cu bine pana la urma, dar eu nu am putut raspunde atunci cand a fost nevoie de mine.
Am invatat ceva foarte important despre timp atunci. Timpul nu asteapta pe nimeni si timpul nu intarzie niciodata. Prima masura pe care am aplicat-o de atunci in viata mea profesionala a fost ca inainte sa plec la o intalnire, chiar daca este sigur confirmata, sa sun eu inainte pentru a ma asigura ca intalnirea va avea loc si se va desfasura in conditii bune. Altfel, timpul meu este foarte important si l-as putea folosi in mod productiv la altceva.
Se pare ca pana nu se intampla anumite lucruri, de obicei negative, in viata noastra nu actionam, avem tendinta de a amana, tindem sa intram intr-o rutina care poate deveni foarte periculoasa si efectiv ajungem sa nu pretuim timpul, petrecandu-l in mod necorespunzator.
Evident ca exista multe metode de gestionare a timpului, dar tocmai pentru ca sunt multe si pentru ca imi doresc ca tu sa capeti valoare adaugata cu adevarat in viata ta, am ales 5 metode simple si foarte eficiente pe care eu le folosesc si le recomand pentru a castiga timp.
1.Timpul petrecut la intalniri
Indiferent ca vorbim de intalniri de afaceri sau intalniri cu prieteni, este necesar sa minimizezi la maxim timpul alocat. Majoritatea intalnirilor se termina exact cum au inceput, acesta este cruntul adevar. Un exemplu – ai vreo persoana din lista din telefon pe care aproape de fiecare data cand o suni sau contactezi este intr-o intalnire sau nu poate vorbi atunci? Eu da.
De obicei corporatiile au un obicei foarte neproductiv, si anume acela de a face foarte multe sedinte si foarte dese. Oamenii s-au obisnuit oarecum pentru ca este un loc unde ei isi gasesc scaparea, ca si cum s-ar ascunde de ceva. De fapt singurul lucru cert este ca timpul petrecut in astfel de sedinte nu mai poate fi recuperat nicidecum si astfel apare si munca dupa program si lantul vicios se deschide.
Daca esti prins intr-un astfel de loc incearca sa nu participi la astfel de sedinte, daca poti evident, iar daca ai de a face cu oameni care sunt tot timpul in sedinte sau intalniri, efectiv evita-i. Iti pierzi si timp, si energie.
Aduc aici in discutie si intalnirile care nu au loc la birou, ci la restaurant sau o cafenea. Acestea sunt mari consumatoare de timp pentru ca de cele mai multe ori, chiar daca tu esti punctual, cealalta persoana va intarzia. Daca intalnirea avea loc la birou, pana ajungea cealalta persoana te mai puteai ocupa de cate ceva, altfel o recomandare ferma: daca tot mergi la o intalnire intr-un astfel de loc, ia-ti ceva de lucru cu tine.
2.Foloseste lista
Cum ce lista? Lista cu ce ai de facut. Este valabil pentru fiecare zi, pur si simplu nu poti tine minte tot timpul tot ce ai de facut, asa ca este necesar sa-ti faci liste si, bineanteles, sa le si folosesti. Este un instrument simplu si foarte eficient. Mai ales ca odata ce este si scris se intipareste si mai bine in memorie, plus ca o vei purta peste tot cu tine, fara riscul de a uita ceva.
Ce vei trece acolo? Absolut tot ce ai de facut. Oamenii pe care trebuie sa-i suni, oamenii cu care trebuie sa te intalnesti, locurile in care trebuie sa ajungi, timp pentru masa, familie, citit, scris, prieteni, meditatie sau orice altceva faci tu intr-o zi. Ar fi bine sa categorisesti lucrurile pe care le ai de facut pentru ca astfel le poti prioritiza mai bine si astfel programul tau va fi unul cursiv, iar timpul va fi folosit intr-un mod util.
Un alt mare avantaj al utilizarii listelor este ca iti elibereaza mintea, iar mintea ta este mai clara si mai limpede si o poti folosi la un nivel inalt de concentrare pentru ceea ce ai de facut. Poate este incomod la inceput, dar nu iti ia mai mult de 10 minute sa faci o lista si vei vedea ca odata ce te vei obisnui vei considera acest obicei unul chiar eliberator.
3.Blocheaza-ti timpul
Aici ma refer la a-ti ocupa efectiv timpul intr-un mod organizat. Un exemplu foarte simplu si foarte intalnit, dar pe cat de simplu si intalnit este, pe atat de blamat de oameni – programarea concediului. Iti pui in calendar ca intre 3 august 2015 si 20 august 2015 esti in concediu cu familia, plecat sa vizitezi Spania, Italia si Franta. Iti cumperi deja biletele de avion si poti deja sa incepi sa pui pe lista ce ai nevoie.
Vei spune ca te indemn sa-ti programezi viata. Ei bine, partial da, dar asta pentru ca este viata ta si pentru ca tin la tine si vreau s-o traiesti cat mai bine. Avantajele programarii sunt multiple pentru ca stii clar perioada, iei bilete de avion din timp, te duci la cumparaturi din timp, nu lasi aproape nimic pe ultima suta de metri. Astfel totul este mai eficient, organizat, optimizat si in final rezulta si o eficienta crescuta in ceea ce priveste costul total.
Aici vorbim practic de obiceiuri. De exemplu, momentan, de trei ori pe saptamana alerg. De obicei dimineata pentru ca atunci imi place si consider ca am alta energie pentru ziua respectiva. Indiferent ca sunt in Bucuresti sau nu, indiferent ca este soare sau nu, indiferent ca imi este somn sau nu. Am creat un obicei si m-am disciplinat sa-l implementez. Din nou, mi-am blocat timpul si il utilizez doar in acest scop. In timp ce alerg nu citesc mailuri, nu dau telefoane, nu ma intereseaza nimic altceva, sunt concentrat la ceea ce fac.
Blocand timp pentru activitatile importante pentru tine si care iti creeaza valoare adaugata, previi un aspect foarte important ca o activitate care pentru tine este in top sa ajunga la cheremul altora si astfel timpul tau sa fie folosit pentru prioritatile altora.
4.Profita de timpii de asteptare
Majoritatea dintre noi care marsaluim prin jungla urbana suntem prinsi in trafic sau prin mijloacele de transport in comun. Avansul tehnologiei a permis ca in ultimii ani sa fim la cateva clickuri distanta sau cateva apasari pe touchscreen-urile telefoanelor mobile de tot ce avem nevoie.
Daca tot esti la volan si traficul este aglomerat, ar fi indicat sa asculti materiale audio. Pune-le pe cd, dvd sau stick de memorie si ia-le cu tine. Sa petreci timp ascultand un radio comercial nu este de valoare pentru tine. Ca sa nu mai spunem ca orice autor care se respecta creeaza continut audio si video pe care acum il poti avea cu tine peste tot.
Daca esti in mijloc de transport in comun atunci este foarte simplu sa-ti pui castile pe urechi si sa pornesti un material audio de interes pentru tine, indiferent ca vorbim de materiale motivationale sau despre un seminar pe teme medicale de exemplu, daca esti doctor.
Te-ai gandit vreodata la acest timp pierdut altfel? Poate 5 minute aici, 10 minute acolo, azi, maine si tot asa, daca vei trage linie este posibil pe parcursul unei vieti sa ajungi la ani pierduti in astfel de momente. Trebuie doar sa fii atent si constient, astfel incat sa profiti de timpii de asteptare.
5.Punctualitatea
Dupa cum am spus mai devreme sunt mereu punctual cand merg la intalniri si ajung intotdeauna putin mai devreme. Dar nu sunt punctual doar la acest aspect. Daca la 06.30 ma duc la alergat atunci asa este. Daca la ora 09.00 imi iau micul dejun asa este. Daca intre 10.00 si 11.00 imi dedic o ora cititului asa este.
Faptul ca imi stabilesc programul si nu ma abat de la el imi permite sa desfasor toate activitatile pe care le am de facut in ziua respectiva. Chiar si atunci cand ma intalnesc cu un prieten la o cafea in scop de relaxare si socializare si stabilim ca ne vedem intr-un anumit loc la ora 19.00, eu sunt acolo pentru ca in primul rand ma respect pe mine si timpul meu.
Nu stiu daca ar avea rost sa continui ce inseamna puncutalitatea si de ce ar trebui sa o practicam la cel mai inalt nivel zi de zi pentru ca astfel totul va merge din ce in ce mai bine. Ganditi-va doar cum ar fi sa suni la ambulanta sa anunti un infarct, cei de acolo sa spuna ca ajung in 3 minute si de fapt sa ajunga in sapte minute? Orice secunda de intarziere poate fi fatala! La fel si in afaceri sau in viata personala, chiar daca acum nu constientizezi.
Mai presus de toate, ca instrument de gestiune a timpului, si care este in controlul tau absolut si doar al tau, este disciplina. Trebuie sa fii disciplinat si daca ai intocmit o lista cu lucrurile pe care le ai de facut pentru maine atunci cu asta te ocupi pana le termini. Apoi te poti ocupa si de alte activitati. Ai spus ca de maine te apuci de cura de slabit, atunci va trebui sa te disciplinezi si exact asa sa faci, pentru ca amanarea este hotul timpului.
Acest articol l-am scris pentru a-ti folosi timpul in mod eficient, pentru a trezi constiinta din tine si pentru a realiza ca doar cu disciplina de sine putem implementa obiceiuri sanatoase in viata noastra si astfel sa ajungem sa gestionam timpul din ce in ce mai bine.
Sper ca ti-am fost de folos, te las cu un gand bun si nu uita:
„Nu astepta. Momentul potrivit este ACUM.” – Napoleon Hill
Autor Daniel Tanase
Antreprenor implicat in doua afaceri, una clasica ca si managing partner, trainer si consultant, si cealalta, in care construieste retele de clienti fideli la nivel international.
Autorul poate fi urmarit si contactat pe:
http://blog.danieltanase.com
http://resaes-consult.ro
http://www.traininguri.ro/
