PlanDeAfacere.ro
Idei. Modele. Instrumente.

10 sfaturi de management a timpului pentru persoanele ocupate

0

Daca simti ca viata se deruleaza mai rapid ca o cursa Nascar, nu esti singurul. Traim intr-o vreme in care familii cu doua venituri sau un singur parinte sunt lucruri normale, reprezentand un contrast cu serialele TV cu care am crescut, in care sunt prezentate familii fericite.

Deci, cum putem duce totul la indeplinire, cand ziua are numai 24 de ore? Primul pas este prioritizarea. Chiar conteaza daca casa ta este imaculata? Familia ta chiar are nevoie de o masa cu 7 feluri de mancare in fiecare seara? In loc sa petreci timp pregatind o masa complicata, nu mai bine folosesti acesti timp pentru a sta cu familia ta?

Indiferent de cum sunt definite prioritatile tale, ne-ar fi de folos tuturor ceva timp in plus in cursul unei zile. Urmatoarele sunt cateva idei pentru managementul timpului care ne-ar putea ajuta la cresterea productivitatii si imbunatatirea calitatii vietii tale. Incearca sa aplici cateva din ideile acestea si vezi cum iti afecteaza viata. Vei fi multumit ca ai facut-o.

1. Inchide-ti e-mailul. Poate fi greu sa intrerupi comunicarea constanta cu lumea, dar daca iti verifici mailul doar de doua ori pe zi, de exemplu, vei fi surprins de cat de mult timp salvezi. Stabileste anumite intervale orare din timpul zilei cand iti vei dedica timpul e-mailului si fii perseverent in respectarea orarului.

O companie din Silicon Valley a implementat regula “Fara e-mail vinerea”. Daca ai nevoie de un raspuns la vreo intrebare, suni sau mergi pana la persoana care iti poate oferi acel raspuns. Cu toate ca aceasta solutie nu este una din cele mai productive, sugereaza faptul ca ne bazam prea mult pe e-mail pentru a comunica. Cand nu-l vei mai lasa sa-ti conduca viata, productivitatea va creste in cele din urma.

2. Creaza filtre. Astfel poti trimite mailurile de tip “junk” direct in cosul de gunoi. Cu ultimele versiuni de Microsoft Outlook, poti doar sa dai un click pe un mesaj si sa adaugi experitorul in lista celor blocati, prevenind astfel ca viitoare mesaje de la acea adresa sa mai ajunga in Inbox-ul tau.

3. Angajeasa un Asistent Virtual pentru a manevra toate task-urile tale administrative. Asistentii virtuali sunt administratori de birou automati care pot manipula task-uri incluzand managementul contactelor, sau alte indatoriri ce tin de birou. Acestia pot fi angajati per proiect sau pentru comisioane.

4. Obisnuieste-te sa folosesti o lista cu lucrurile pe care trebuie sa le faci. La sfarsitul fiecarei zile, fa o astfel de lista pentru a doua zi. Aceasta te va ajuta sa realizezi o “concluzie” a zilei si sa eviti sa ramai cu grija de a uita unul din task-urile care sunt in asteptare pentru ziua urmatoare.

5. Organizeaza-ti intalnirile. Stabileste asteptari la inceputul unei intalniri, prin anuntarea reducerii timpului alocat. Poti spune de exemplu: “Stiu ca sunteti ocupati si avand in vedere ca am o intalnire la ora 15, sa incercam sa terminam aici pana la 14:45”. Acest lucru nu numai ca iti va mentine programul, ci va fi apreciat si de catre participantii ocupati cu un program mai incarcat. Tine o evidenta si incadreaza-te in timpul alocat.

6. Mentine sistemul de indosariere in ordine. Irosesti mult timp cautand facturi sau chitante? Creaza un fisier pentru fiecare tip de acte in fiecare luna si pur si simplu adauga actele in folderul corespondent. Acestea vor fi utile si mai tarziu, cand vei avea intrebari, de exemplu, despre cheltuielile de pe card pentru luna ianuarie – scoti doar folderul aferent si ai informatia in fata ta.

7. Foloseste liste prelistate pentru materiale, cumparaturi, etc. Realizeaza o lista cu materialele de birou pe care le folosesti in mod regulat si posteaza una intr-un loc vizibil, cat mai aproape de birou. Bifeaza materialele de care ai nevoie cand acestea incep sa se termine, pentru ati reaminti sa le comanzi. Acest sistem functioneaza si pentru cumparaturi si materiale pentru casa.

8. Utilizeaza modele pentru proiectele repetitive. Ai un raport zilnic/saptamanal sau lunar de scris? Petreci multi timp realizand calcule manual, calcule ce le-ai putea realiza mai usor intr-o foaie de calcul tabelar? Creaza modele pe care sa le refolosesti, minimalizand timpul de pregatire.

9. Congeleaza resturile. Daca mai ai o portie sau doua din cina de azi si stii ca nimeni nu le va vrea maine, pune-le in congelator si pastreaza-le pentru o cina sau un pranz rapid pentru perioada urmatoare.

10. Stabileste o sarcina zilnica pentru fiecare membru al familiei. In generatiile anterioare, majoritatea copiilor munceau ca mijloc de trai. Indeparteaza-ti copii de jocurile video pentru 20 de minute, timp in care sa te ajute cu gunoiul, vasele, aspirat sau ingrijirea animalelor. Delegarea unei responsabilitati zilnice fiecaruia iti va usura programul si te va ajuta sa-ti mentii casa organizata si curata.

Nu uita ca cel mai important sfat referitor la managementul timpului este: fa-ti timp pentru tine. Nu ajuti pe nimeni daca te privezi de somn si daca esti deprimat. Toti meritam o mica pauza, chiar daca aceasta presupune sa-ti faci loc in programul zilnic si pentru aceasta. Afacerea ta, familia ta si relatiile tale vor avea de beneficiat in momentul in care prioritatile tale sunt clarificate si viata ta este echilibrata.

***Acesta este un extras din cartea “100+ Time Management Tips for Busy Professionals”, autor: Stephanie Chandler.

Traducere: Plandeafacere.ro
Sursa: http://www.ideamarketers.com

Share.

Leave A Reply

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.