Nu exista persoana mai evitata decat un manager de proiect la sfarsitul unuia esuat. Problema cu proiectele este ca uneori te afli in ipostaza de a experimenta un teritoriu necunoscut. Clientii se asteapta la un rezultat pozitiv, indiferent de situatie. Nu este dificil sa eviti erorile comune in managementul de proiecte, este vorba doar de atentie si cateva masuri de precautie pentru a te scuti de probleme consumatoare de timp si posibil de bani.
Unde esueaza proiectele bune? Pentru a raspunde la aceasta intrebare, am analizat cateva dintre cele mai intalnite greseli ale managerilor de proiect.
1. Luarea in management a multor proiecte. Multi manageri de proiecte cred ca pot fi mai productivi incepand mai multe proiecte in acelasi timp, insa efectele sunt de fapt caracterizate prin neproductivitate. Desfasurarea in acelasi timp a mai multor activitati este de cele mai multe ori o cale sigura catre esec. Multitasking-ul incetineste oamenii, afecteaza calitatea si cel mai important, intarzierile cauzate de multitasking creeaza un efect de cascada care se multiplica in cadrul organizatiei cu cat oamenii ii asteapta pe altii sa isi termine sarcinile. Pentru a evita aceasta pierdere a productivitatii, este necesara reducerea volumului de munca, si rezolvarea cu responsabilitate a problemelor.
2. Adoptarea de proiecte care nu sunt potrivite strategiei organizatiei. Proiectele alese trebuie sa fie potrivite cu directia strategica in care se indreapta organizatia. Trebuie sa aduca valoare organizatiei, nu sa incurce. Unele proiecte nu sustin dezvoltarea, imbunatatirea si/sau inlocuirea de produse, servicii sau procese, in schimb utilizeaza timp, buget, resurse, care ar fi mult mai bine utilizate in alte proiecte orientate catre organizatie. Ca rezultat, multe echipe se plang de faptul ca managementul nu le sustine proiectele. De aceea, inainte de a initia un proiect, trebuie sa te asiguri, ca manager de proiecte, ca acesta este in aceeasi linie cu obiectivele organizatiei si poate fi sustinut din punct de vedere al timpului, financiar si are sustinere din partea superiorilor pentru a avea succes.
3. Derularea de proiecte fara un training potrivit in managementul de proiecte. Organizatiile care au un management de proiecte de succes, bine pus la punct, au invatat ca atat managementul cat si angajatii trebuie sa inteleaga care le sunt rolurile in asigurarea succesului unui proiect, iar acest lucru necesita o investitie intr-un training de management de proiect pentru amandoua taberele. Desi poate se sustin traininguri pentru angajati in managementul de proiect, de cele mai multe ori se uita de superiori sau manageri care ar trebui sa stie pe langa cum se realizeaza un proiect, si care este rolul lor in sustinerea acestor proiecte. Ei trebuie sa vada si imaginea de ansamblu a proiectelor, si cum se implementeaza in organizatie.
4. Nu recunoaste meritele fiecarui membru din echipa. Unii din angati, de cele mai multe ori sunt pusi in situatia de a avea mai multe roluri, ceea ce afecteaza imaginea pe care o au si rolul lor in organizatie. Unii pot considera ca le este incalcata fisa postului, si realizarea de proiecte poate fi o intruziune in munca pe care o desfasoara si nu o sa o trateze ca pe o prioritate. Astfel, trebuie pus la punct un sistem de rating al performantelor, care sa includa si task-uri legate de proiect pe langa cele de zi cu zi, precum si recunoastere rezultatelor pe care le-au obtinut in urma eforturilor depuse.
5. Este inconsistent in decizii, procese, instrumente de lucru. Multe organizatii opereaza cu o diversitate de proiecte, care difera de la cer la pamant, unul de altul. De fiecare data cand o persoana lucreaza la un proiect, trebuie sa invete lucruri noi, noi abordari. Acestea consuma timp si scade productivitatea daca exista o abordare bazata pe decizii schimbatoare. Managementul de proiecte trebuie sa aiba practici care sa se incadreze in timpul de lucru, sa fie eficiente, previzibile si instrumente de lucru care sa usureze activitatea, iar managerul trebuie sa stie sa le aleaga pe cele mai potrivite si sa nu le schimbe in timp scurt.
6. Se bazeaza prea mult pe programele informatice. Atunci cand se iveste o problema, multi manageri de proiecte isi pun baza pe programele informatice pentru a le rezolva. Multi chiar dau vina pe acestea pentru nereusita, desi procesul este cel care este defectuos. E adevarat ca un software este important in procesul de realizare de proiecte insa nu depinde de acesta reusita. Cei ce le utilizeaza sunt responsabili.
7. Alege echipa nepotrivita pentru proiect. Fara un sistem de analiza a competentelor, nu vor fi alesi cei mai potriviti oameni pentru realizarea unui proiect. Managerii trebuie sa identifice printr-un sistem, care sunt cerintele de competenta dorite pentru un anume proiect si care pot fi comparate cu cele ale indivizilor care sunt in echipa. Trebuie sa identifice deficiturile dintre cerinte si competentele resurselor pentru a putea oferi training, antrenament pentru a elimina sau macar reduce diferentele.
8. Nu explica indeajuns de clar scopul proiectului. Claritatea scopului proiectului este un punct critic in drumul catre succes al acestuia. Din pacate se intampla destul de des ca scopul unui proiect sa nu fie destul de clar si astfel atentia catre acesta sa nu fie constanta. De aceea, trebuie implicata echipa inca de la inceput, pentru a clarifica eventualele nelamuriri si pentru ca indivizii sa fie atrasi catre indeplinirea obiectivelor cu entuziasm.
9. Axarea pe detaliile proiectelor. Un proiect nu trebuie ingrijit ca un bebelus. Managerii de proiect nu trebuie sa se comporte ca un jandarm cand vine vorba de progres si noutati referitoare la proiecte. In loc sa puna intrebari non stop despre desfasurarea proiectului, managerul de proiect trebuie sa stabileasca inca de la inceput ca li se vor cere angajatilor notificari despre progres si noutati saptamanal si sunt incurajati sa isi spuna nemultumirile sau intarzierile din timp.
10. Management de risc defectuos. Proiectele sunt de cele mai multe ori incepute in directia buna, insa oricand se poate intampla ceva neasteptata care sa deraieze cursul activitatii. Daca se intampla asa ceva, si echipa si managerul vin cu idei despre unde ar fi problema si care ar fi solutia, nu este managementul riscului, ci managementul crizei. Managementul riscului este procesul de identificare, analizare si solutionare a factorilor de risc pe parcursul realizarii unui proiect pentru a oferi o baza rationala in procesul luarii deciziei cu referire la toate tipurile de risc. Managementul de risc este mai degraba de prudenta, decat de solutionare a problemelor. Acesta poate reduce efectele evenimentului de risc si nu eliminarea lor.
