Imbunatatirea performantei este un obiectiv major pentru fiecare organizatie. Fiecare organizatie vrea sa-si creasca continuu ROI (Return of Investiment), sa-si minimizeze costurile, sa livreze mai rapid proiectele, asigurind produse si servicii de calitate din ce in ce mai buna care sa sporeasca satifactia clientilor, stakeholderilor si celorlalti salariati. O metodologie de Project Management (PM) care tinde sa faca aceste lucruri, asigurind totodata flexibilitatea relatiilor interpersonale, va conduce cu siguranta la imbunatatirea performantei organizationale.
Pe de alta parte, orice organizatie care opereaza pe baza de proiecte, doreste ca toti Managerii de Proiect si toate echipele de proiect sa se ghideze dupa acelasi proces de executare a proiectelor. Se doreste ca toti PM sa foloseasca aceeasi terminologie, sa completeze aceleasi tipuri de rapoarte si documente de proiect in aceeasi maniera, sa fie familiari cu acestea.
Practica mi-a demonstrat de foarte multe ori ca acele organizatii care au implementata o metodologie de Project Management si o utilizeaza cu consistenta, care au implementat o filozofie care sa ghideze compania catre maturizarea metodologiei de PM, actionind pe baza unor planuri de PM de la inceput pana la sfarsitul fiecarui proiect au obtinut si obtin rezultate din ce in ce mai bune: venituri mai mari, clienti mai multi si mai satisfacuti, o dinamica cu un trend ascendent pentru organizatie.
Analizind elementele care stau la baza succesului acestor organizatii si a elementelor care au facut ca alte organizatii sa esueze nu doar in abordarea unor proiecte ci si ca trend de piata, am descoperit o serie de factori asupra carora ma voi referi in acest material.
Am sa incep cu organizatiile care au constientizat necesitatea implementarii Project Managementului in organizatie (cele care nu au ajuns nici macar la acest nivel, cred ca nu au ajuns inca la o maturitate in business care sa-i faca sa se gandeasca la factorii de succes si de insucces dintr-o organizatie). Am descoperit aici mai multe categorii de firme si am incercat sa definesc niste criterii care sa-mi permita o segmentare a lor:
O prima categorie de organizatii, pentru a fi „la moda” au format in cadrul organizatiei un departament de PM, trecand niste persoane in cadrul acestui departament, denumindu-le generic „Project Manageri”. Am constatat ca nici aceste persoane si nici responsabilii din organizatie (Manageri, Resurse Umane … etc.) nu aveau clarificate obiectivele pentru acesti PM, nu cunosteau ce ar trebui sa contina un „Job Description” pentru acestia.
O alta categorie, depasind cu putin stadiul de mai sus, a trimis la diferite cursuri de Project Management „niste” salariati, care sa „rezolve” problema proiectelor cu care se confrunta firma. Similar cu categoria de mai sus, nu au fost stabilite cerinte si obiective clare pentru structura cursului si nici pentru persoanelor scolarizate.
O alta categorie de firme a facut un fel de repartizare a unor sarcini (specifice PM-ului) catre mai multi salariati din firma, fiecare dintre acestia incercand sa raspunda unor „cerinte specifice” venite din partea unor contractori sau autoritati contractante.
O alta categorie de firme a investit in diferite aplicatii software de PM (ex. Microsoft Project, Primavera … etc.), eventual in cursuri de scolarizare pentru utilizarea acestor unelte de PM. Salariatii cu astfel de abilitati fiind pusi ulterior sa „organizeze si sa conduca” proiectele sau sa abordeze pe baza teoriilor de PM proiectele …
O alta categorie de firme a angajat pe baza unei „Fise a Postului” care desi se intitula generic „Project Manager” nu avea nici o legatura cu sarcinile si atributiile unui PM. In cautarea unui loc de munca, persoanele care au acceptat posturile, desi raspundeau cerintelor solicitate, nu puteau aborda proiectele pe baza unor procese de PM, obtinind rezultate sub-satisfacatoare …
In fine am intilnit si firme care au angajat (sau scolarizat) Project Manageri cu cunostinte corespunzatoare dar nu au reusit sa obtina rezultate deoarece in companie nu exista implementata o metodologie de PM. Am constatat de multe ori ca acesti PM erau nemultumiti de statutul lor iar unii au plecat in alte organizatii …
Problema este de fapt data de lipsa unei metodologii de Project Management implementata in organizatie, care sa asigure formalizarea proceselor de business, asigurind cu acuratete trasabilitatea fiecarui proces, aria de cunostinte necesara pentru abordarea si rezolovarea problemelor specifice. Stabilirea proceselor pentru fiecare proiect din organizatie asigura abordarea structurata a proiectelor, pentru fiecare „sectiune” stabilindu-se initial (si apoi imbunatatindu-se) modalitatile de abordare. In acest mod PM vor sti exact ce au de facut, isi vor putea imbunatati permanent cunostintele si vor putea optimiza modalitatile de abordare. Formalizarea proceselor (asigurata de utilizarea unor documente sablon = template pentru fiecare proces) asigura limbajul comun, familiarizarea salariatilor cu tipurile de documente si rapoarte ce trebuiesc intocmite si posibilitatea urmaririi usoare a progresului fiecarui proiect. Putem avea astfel si „o istorie” a modalitatii de abordare si mai mult decit atat o posibilitate de a sti ce probleme au aparut si modul in care acestea au fost rezolvate.
Organizatiile care au implementata o metodologie de Project Management pot asigura o calitate constanta a produselor si serviciilor pe care le ofera si pot sa-si imbunatateasca permanent beneficiile obtinute. Compania americana Method123(R) furnizeaza una dintre cele mai utilizate metodologii de Project Management a€” MPMM, metodologie ce poate fi customizata de organizatia dvs. Metodologia MPMM arata imediat Project Managerului care sunt procesele din aria in care actioneaza, legaturile dintre acestea si ii asigura accesul imediat la template si studii de caz (best practice) printr-o interfata simpla, intuitiva si foarte prietenoasa. Terminologia, continutul, aspectul profesional al documentelor, pot fundamenta usor deciziile. Detalii suplimentare despre aceasta metodologie puteti gasi pe site-ul nostru www.project-management-romania.ro in sectiunile „Produse” si „Solutii”. Va invitam sa analizati ce metodologie de PM exista in compania unde lucrati, sa studiati si avantajele si beneficiile oferite de MPMM si sa decideti oportunitatea implementarii acesteia in organizatia dvs.
Implementarea unei metodologii „out-of-the-box”, gata pregatita, reprezinta un fundament (nu este necesar sa reinventati roata)A va poate scuti de foarte mult efort si de costuri inutile. Majoritatea organizatiilor ce au deja implementata o metodologie de PM au o performanta ridicata, un ROI substantial mai mare decit cele care nu au inca implementata o metodologie. Companiile ce utilizeaza o metodologie pot contracta proiecte de orice dimensiune pentru ca pot asigura administrarea controlata a acestora. Acestea sunt companiile in care Project Managerii pot sa-si formeze si sa-si dezvolte abilitatile si competentele si in paralel ca aceasta sa aduca beneficii importante. In lipsa unei metodologii, Project Managerii nu-si pot executa sarcinile deoarece nu exista procese trasate (sau exista doar segmente de procese), au dificultati in conducerea proiectelor si de aceea de cele mai multe ori renunta.
Conceptia gresita despre o metodologie, precum ca ar fi prea „birocratica” ca ar complica lucrurile si le-ar ingreuna iar proiectele vor necesita mai mult timp si efort este intilnita mai ales acolo unde nu se cunoaste corect ceea ce este o metodologie si modul in care aceasta opereaza. Metodologia este o parte semnificativa din cunostintele dintr-o organizatie. In cadrul metodologiei exista toate politicile organizationale, instructiuni de operare, „cum se face”, lectii invatate, si exemple din toate proiectele executate. Abordarea proiectelor pe baza ciclului de viata al proiectului ne asigura permanent viziunea „big map” globala asupra proiectului. Cresterea eficientei in privinta abordarii proceselor din cadrul proiectelor asigura o consistenta sporita, consistenta asigura utilizarea de „best practices” ducind la o crestere a abilitatii organizatiei in abordarea proiectelor.
Project Managementul este un proces de tip „mission critical”. O Metodologie este o parte centrala a cunostintelor organizatiei care asigura o abordare sistematica si controlabila a proiectelor. Ea poate fi adaptata nevoilor oricarui proiect, functie de nevoile organizatiei, include procese scalabile asigurind flexibilitate si eliminarea muncii inutile si a birocratiei. Utilizarea consistenta a unei metodologii asigura imbunatatirea continua a performantei organizationale.
