(P) Cum sa improvizezi un spatiu la birou pentru o intalnire sau o conferinta

0

Nu toate sediile de firma dispun de spatii suficiente pentru a putea organiza fara probleme o intalnire, atunci cand este cazul. Spre deosebire de cladirile moderne de sticla, in care toate companiile chiriase din acel perimetru se bucura de spatii mari si aerisite, exista si altfel de cazuri.

Pentru ca nu poti organiza o intalnire in bucatarie sau la zona pentru fumat, insa nici nu poti comunica o decizie importanta angajatilor pe mail, ne-am gandit sa impartasim cu tine cateva secrete, pentru a gasi suficient spatiu in sediul vostru. De la gasirea salii perfecte la asezarea scaunelor in acel spatiu, improvizarea unei sali de intalniri trebuie sa fie o treaba cat se poate de simpla.

Camera incapatoare

Trebuie sa te gandesti din timp, atunci cand vrei sa organizezi o sedinta importanta cu toti angajatii tai. Care sunt camerele disponibile din sediul vostru? Unde este cea mai buna lumina? Unde incap cel mai bine toti oamenii, fara sa transformi acea camera intr-un spatiu sufocat? Iata cateva intrebari pe care trebuie sa le iei in calcul. Mai mult decat atat, este bine sa te consulti cu alti colegi in privinta logisticii si a modului in care conferinta poate fi sustinuta de un suport tehnic adecvat, pentru cele mai bune conditii.

Scaune si tehnica

Daca nu dispuneti de o sala propriu-zisa de conferinte, atunci va trebui sa improvizati de fiecare data cand aveti ceva important de comunicat. In primul rand, zona destinata intalnirii trebuie eliberata de toate piesele de mobilier ce ocupa inutil spatiul. Scaunele de birou se vor transforma astfel in scaune de conferinta, dulapurile vor parasi provizoriu acest spatiu, iar un monitor cu LCD va trebui adus aici, pentru a putea fi conectat la un laptop cu prezentarea. Incearca sa obtii cel putin un culoar longitudinal de acces, paralel cu randurile de scaune, pentru a fluidiza mai usor deplasarea in acest spatiu.

Confort deplin

Tine cont de acest aspect important, mai ales in cazul in care intalnirea se va intinde pe mai multe ore. Daca vrei cu adevarat ca cei din auditoriu sa fie atenti pe intreaga durata a prezentarii tale, ofera-le conditiile optime pentru o intalnire de durata. Alege un spatiu cu o temperatura potrivita pentru vremea de afara si asigura-te ca aparatele de aer conditionat / caldura functioneaza la parametri optimi. Nu uita de apa, cafea sau gustari, pentru ca oamenii trebuie sa ramana hidratati, iar pe stomacul gol, o intalnire nu este deloc productiva. Gandeste-te si la colegii claustrofobi, de aceea un spatiu extrem de ingust nu merita eforturile de a fi transformat intr-o sala de intalnire.

Iata cum poti dispune de o zona in care sa va intalniti pentru a discuta lucruri ce tin de firma, chiar daca nu aveti o sala propriu-zisa de conferinte. Vorbim in acest caz de discutii in care toata compania trebuie sa ia parte, nu mici pase de idei punctuale, ce pot fi discutate fara probleme in birou, sau chiar in pauza de tigara.

Logistica trebuie sa fie un aspect caruia sa ii acorzi foarte multa importanta, in egala masura cu importanta confortului angajatilor tai. Nu te poti astepta la o intalnire productiva, daca organizezi intalnirea intr-un spatiu fara apa, lumina buna, sau aer respirabil.

Share.

Leave A Reply