E timpul sa renunti la VLOOKUP. Profesionistii folosesc INDEX-MATCH!

0

index-matchArticol scris de Fabian Ailenei – trainer Extreme Training

VLOOKUP este una dintre cele mai utilizate functii Excel. Zilnic, sau aproape zilnic, cautam/extragem informatii necesare analizei de date, rapoartelor sau calculelor tabelare.

Dar VLOOKUP nu este sigura functie care ne poate ajuta sa obtinem datele necesare, de fapt expertii sunt de acord ca INDEX-MATCH este o optiune mult mai buna. Marea majoritate a utilizatorilor Excel se folosesc de VLOOKUP deoarece asa au fost invatati, nu cunosc pe deplin dezavantajele acesteia si prin urmare nu sunt in cautarea unei solutii mai bune.

Solutia INDEX-MATCH este usor de invatat si rezolva toate neajunsurile VLOOKUP, in multe situatii ofera performante imbunatatite si justifica pe deplin investitia de timp acordata invatarii acesteia (cateva minute!)

Scopul acestui articol este acela de a va prezenta avantajele INDEX-MATCH si sa va convinga sa folositi acesta combinatie  pentru toate cazurile de cautari de date, verticale sau orizontale.

Pentru a intelege aplicarea acestei combinatii urmariti demonstratia urmatoare:

https://www.youtube.com/watch?v=oZKQwJ82mIo

MAI PUTINE ERORI DATORITA MODULUI DE REFERINTA A COLOANELOR
VLOOKUP cere numarul de ordine a coloanei de pe care extragem informatia (col_index_nr). Acest numar fix/static poate fi problematic in cazul seturilor de date cu multe coloane, efectiv trebuiesc vizual/manual numarate. INDEX-MATCH cere doar coloana de pe care extragem(M sau T sau ABD), poate fi la orice distanta sau directie fata de coloana pe care cautam!

PROTECTIE IN CAZUL ADAUGARII/STERGERII DE COLOANE
Intradevar cel mai mare avantaj al INDEX-MATCH este acesta: puteti introduce sau sterge oricate coloane, in orice pozitie iar rezultatele nu vor afectate. Aproape de fiecare data cand lucram cu seturi de date mari exista sansa/nevoia de a modifica structura in sensul de a adauga/sterge sau schimba ordinea coloanelor. Cu VLOOKUP, datorita acelui index fix, la prima modificare avem deja rezultate eronate!

USURINTA LA COPIEREA FORMULEI PE COLOANE
Cand lucram cu seturi mari de date de foarte multe ori avem nevoie sa extragem date de pe mai multe coloane. In cazul VLOOKUP, datorita acelui numar de coloana fix, nu putem copia formula pe coloanele alaturate, am putea dar tot manual va trebui sa schimbam numarul coloanei. Totusi stim bine ca ne acordam siguri mai multe sanse de a gresi cu mai multe operatii manuale. INDEX-MATCH foloseste referinta dinamica, atat timp cat coloanele sunt alaturate sau folosind capul de coloana ca referinta, putem copia formula pe oricate coloane si randuri deodata, fara nici o modificare manuala si fara sanse de a gresi!

INDEX-MATCH PENTRU CAUTARI VERTICALE SAU ORIZONTALE
Intr-adevar mai rare situatiile cand vom extrage date de pe liste orizontale, totusi VLOOKUP nu ne poate ajuta nicicum in acesta situatie. Sigur putem (trebuie) sa folosim HLOOKUP dar acesta este o alta functie, chiar daca foarte similara. Acelasi INDEX-MATCH poate extrage si de pe liste orizontale, referind corespunzator randuri in loc de coloane!

PERFORMATA SUPERIOARA CU INDEX-MATCH
Faptul ca VLOOKUP are nevoie sa evalueze intregul set de date (poate mii de randuri si zeci de coloane) se reflecta in viteza de executie. Intradevar la ultimile versiuni, Excel poate accesa multiple procesoare, acesta problema este din ce in ce mai putin perceptibila. In cazul INDEX-MATCH, acesta evalueaza doar 2 coloane, cea de cautat si cea de extras, asadar performanta imbunatatita!

EXTRAGERI DE DATE DE LA STANGA COLOANEI DE REFERINTA
Nici acest avantaj nu ar trebui sa fie ultimul pe lista. Mai toti ne-am intalnit cu situatia in care aveam de extras date dintr-o coloana aflata la stanga coloanei pe care faceam cautarea. Datorita limitarii constructive a VLOOKUP am fost nevoiti sa mutam coloanele intre ele sau sau duplicam coloana pe care facem cautarea la stanga. Acesta operatie manuala poate genera eroari sau strica alte eventuale formule VLOOKUP existente. INDEX-MATCH nu are nici o cerinta in ceea ce priveste ordinea sau pozitia coloanelor, poate extrage din stanga sau din dreapta fara nici o modificare a sintaxei si fara nici o problema!

CONCLUZII
Cu toate ca ar putea fi considerata mai complicata de invatat, desi cateva minute si exercitii sunt suficiente, combinatia INDEX-MATCH este intradevar superioara VLOOKUP. Modele de date, analizele pivot, rapoartele si calculele tabelare vor fi mai sigure, mai profesionale si de multe ori mai performante (viteza de executie).

Personal folosesc exclusiv INDEX-MATCH cu seturi de date complexe si nu numai. Odata ce descoperiti avantajele si invatati aplicarea acestei solutii cel mai probabil nici dumneavoastra nu va veti intoarce la VLOOUP.

SUCCES SI CAT MAI MULTE CAUTARI EXACTE!

Articol scris de Fabian Ailenei – trainer Extreme Training

Share.

Leave A Reply